Règlements dans les études

1.1.1. 100 jours avant le début de la phase d’apprentissage à distance (AD) du programme, la personne responsable de coordonner la phase AD crée la série dans GUARDIAN.

1.1.2. 90 jours avant le début du programme, l’Académie canadienne de la Défense (ACD) publie le message d’instruction invitant les personnes apprenantes sélectionnées à s’inscrire à la série de la phase AD à laquelle elles sont conviées.

1.1.3. Les personnes apprenantes sélectionnées doivent remplir le formulaire d’acceptation d'unité (Annexe A) et le soumettre à la personne responsable de coordonner la phase AD. Celle-ci les inscrit dans la base de données et les attribue à un groupe de la série.

1.1.4. Le document de contrôle de chaque programme (plan d’instruction/syllabus) détermine le maximum de personnes apprenantes par groupe. La personne responsable de coordonner la phase AD doit informer la direction du Département de l’éducation militaire professionnelle (DÉMP) du nombre de groupes créés et du nombre de personnes apprenantes inscrites pour chaque série et programme le plus tôt possible afin de faciliter le processus de répartition des groupes auprès du personnel enseignant.

1.1.5. 60 et 30 jours avant le début de la phase AD du programme, la personne responsable de coordonner la phase AD fait parvenir une liste des personnes apprenantes sélectionnées, mais toujours non-inscrites à l’ACD.

1.1.6. Par la suite, l’ACD informe les gérants de carrière (GC) et les niveaux 1 des personnes apprenantes non-inscrites.

1.1.7. Entre la publication du message d’instruction et le début du programme, tout retrait ou ajout à la liste des personnes apprenantes conviées à la phase AD doit être autorisé par l’ACD.

1.1.8. Des personnes apprenantes peuvent être inscrites par la personne responsable de coordonner la phase AD jusqu’à 10 jours ouvrables précédents le début d’une série dans les circonstances suivantes :

1. le nombre maximal d’inscriptions pour cette série n’a pas été atteint tout en respectant la limite de personnes apprenantes par groupe; et
2. en remplacement de personnes apprenantes formellement retirées de cette série tout en respectant la limite de personnes apprenantes par groupe.

1.1.9. Toute demande d’ajout au-delà des 10 jours ouvrables précédents le début d’une série doit être approuvée par l’instructeur-chef (IC) selon les recommandations émises par la direction du DÉMP.

1.1.10. La direction du DÉMP est chargée de fournir à la personne responsable de coordonner la phase AD la liste du personnel enseignant qui sera affecté à une série de la phase AD du programme.

1.1.11. La direction du DÉMP désigne la langue d’enseignement attribuée à chaque membre du personnel enseignant.

1.1.12. Au plus tard 10 jours ouvrables avant le début du programme, la personne responsable de coordonner la phase AD fait parvenir la liste préliminaire des personnes apprenantes inscrites à la personne à la direction du programme, du DÉMP et à la personne responsable de Moodle.

1.1.13. Les personnes apprenantes internationales provenant d'un pays qui n'est pas membre de l'OTAN sont enregistrées par l’ACD via le Directeur - Instruction et coopération militaire (DICM) et celles provenant d'un pays membre de l’OTAN sont inscrites à travers le Programme d’instruction et de coopération militaires (PICM).

1.2.1. 100 jours avant le début de la phase d’apprentissage résidentiel (AR) du programme, la personne responsable de coordonner la phase AR crée la série dans GUARDIAN.

1.2.2. 90 jours avant le début du programme, l’ACD publie le message d’instruction invitant les personnes apprenantes sélectionnées à s’inscrire à la série de la phase AR à laquelle elles sont conviées. Ceci exclut les personnes apprenantes internationales.

1.2.3. Les personnes apprenantes sélectionnées doivent remplir le formulaire d'inscription (Annexe B) et le soumettre à la personne responsable de coordonner la phase AR.

1.2.4. 60 et 30 jours avant le début de la phase AR du programme, la personne responsable de coordonner la phase AD fait parvenir une liste des personnes apprenantes sélectionnées, mais toujours non-inscrites à l’ACD.

1.2.5. L’ACD informe les GC et les niveaux 1 des personnes apprenantes non-inscrites.

1.2.6. Entre la publication du message d’instruction et le début du programme, tout retrait ou ajout à la liste des personnes apprenantes conviées à une série de la phase AR doit être autorisé par l’ACD.

1.2.7. Des personnes apprenantes peuvent être inscrites par la personne responsable de coordonner la phase AR jusqu’à 15 jours ouvrables avant le début d’une série, dans le respect de la limite du nombre de personnes apprenantes par groupe dans les circonstances suivantes :

1. le nombre maximal d’inscriptions pour cette série du programme n’a pas été atteint; et
2. le remplacement de personnes apprenantes formellement retirées du programme.

1.2.8. 10 jours ouvrables avant le début de la série, la personne responsable de coordonner la phase AR fait parvenir la liste des personnes apprenantes inscrites à la personne à la direction du programme, au personnel dirigeant, à la personne responsable de Moodle ainsi qu’à l’accueil pour la réservation des quartiers et rations.

1.2.9. La personne responsable de Moodle crée les comptes des personnes apprenantes et les inscrit à la page de la phase AR du programme.

1.2.10. 7 jours ouvrables avant le début de la phase AR, la personne à la direction du programme ainsi que les commandants de peloton (si applicable) transmettent leur lettre de bienvenue aux personnes apprenantes.

1.2.11. Les personnes apprenantes internationales sont enregistrées par l’ACD via le Directeur - Instruction et coopération militaire (DICM) pour un pays qui n’est pas membre de l’OTAN ou le Programme d’instruction et de coopération militaires (PICM) pour un pays membre de l’OTAN.

2.1.1. Toute personne apprenante qui décline l’invitation à s’inscrire à un programme par l’entremise d’un message d’instruction et toute personne apprenante formellement inscrite qui souhaite reporter son inscription avant le début du programme doit :

1. remplir le formulaire de report/retrait (Annexe C);
2. soumettre le formulaire à sa chaine de commandement (C de C) pour approbation; et
3. envoyer le formulaire dûment rempli au GC.

2.1.2. Une fois que le formulaire est signé, le GC est responsable de l'envoyer à l'ACD.

2.1.3. L'ACD informe la personne responsable de coordonner la phase concernée du programme du retrait de la personne apprenante.

2.1.4. La personne responsable de coordonner la phase concernée retire la personne apprenante du programme et en informe la personne responsable de Moodle, celle à la direction du programme, et du DÉMP ainsi que le personnel dirigeant/enseignant.

2.1.5. Une évaluation de progrès pour des raisons administratives (ÉPRA) n’est pas requise dans le cas d’un report avant le début du programme. Toute demande de report ou retrait répétitive pourrait faire l’objet d’une ÉPRA.

2.2.1. Toute personne apprenante qui souhaite se retirer durant la conduite du programme doit :

1. informer le personnel dirigeant/enseignant afin que la personne à la direction du programme lui envoie le formulaire de report/retrait (Annexe C) et en informe celle responsable de coordonner la phase concernée; et
2. remplir le formulaire de report/retrait, le soumettre à sa C de C pour approbation et le renvoyer à la personne à la direction du programme.

2.2.2. La personne à la direction du programme envoie le formulaire dûment rempli au GC.

2.2.3. Une fois que le formulaire est signé, le GC est responsable de l’envoyer à l'ACD.

2.2.4. L'ACD informe la personne responsable de coordonner la phase concernée du programme.

2.2.5. La personne responsable de coordonner la phase concernée retire la personne apprenante du programme, en informe la personne responsable de Moodle, celle à la direction du programme, et du DÉMP ainsi que le personnel dirigeant/enseignant.

2.2.6. Dans le cas d’un retrait durant le programme, une ÉPRA sera initiée par la personne à la direction du programme.

Évaluation de progrès pour des raisons administratives

2.2.7. Une ÉPRA est un processus utilisé par le CLMR afin de traiter une demande de report ou de retrait de programme pour les raisons suivantes :

1. opérationnelle;
2. personnelle;
3. de compassion;
4. médicale;
5. demandes de report répétitives ou de retrait; et
6. toutes autres circonstances extraordinaires.

2.2.8. Une fois que la personne apprenante a signifié son intention de se retirer, la personne à la direction du programme remplit le formulaire d’évaluation de progrès pour des raisons administratives (Annexe D) et le formulaire CF-377 avec mention de rendement incomplet. Les formulaires sont ensuite acheminés aux personnes suivantes pour signature :

1. la personne à la direction des normes;
2. l'IC;
3. commandant du CLMR; et
4. la personne apprenante.

2.2.9. Une copie du formulaire CF-377 est envoyée à l’unité d’appartenance de la personne apprenante.

2.2.10. Conformément à l’Instr pers mil des FC 01/16 - Procédures administratives concernant les programmes de leadership du perfectionnement professionnel des militaires du rang, para 6.6 Report et 6.7 Absence; si la personne à la direction du programme le juge nécessaire, toute demande de report ou retrait répétitive pourrait faire l’objet d’une révision par un comité d’évaluation des progrès (CÉP).

3.1.1. Les phases AD et AR des programmes sont soutenues par la plateforme de gestion de l’apprentissage Moodle.

3.1.2. La personne responsable de Moodle crée les comptes d’utilisateur du personnel dirigeant/enseignant et des personnes apprenantes.

3.1.3. Après l’embauche ou l’affectation du personnel enseignant, la personne à la direction du DÉMP est responsable de faire les demandes d’accès à Moodle.

3.1.4. Après l’affectation d’un membre du personnel dirigeant, la personne à la direction du programme est responsable de faire les demandes d’accès à Moodle.

3.1.5. 10 jours ouvrables avant le début d’une série de la phase AD, la personne responsable de la coordination fait parvenir la liste préliminaire des personnes apprenantes et des groupes assignés à la personne responsable de Moodle.

3.1.6. La personne responsable de Moodle s’occupe de :

1. créer la page Moodle de chaque groupe à partir du programme-maître;
2. créer les comptes Moodle des personnes apprenantes; et
3. inscrire les personnes apprenantes à la page Moodle de leurs groupes respectifs.

3.1.7. Le personnel dirigeant/enseignant de chaque groupe de la phase AD est responsable de rendre la page Moodle disponible au plus tard à 08h00 le premier jour de la série.

3.1.8. La personne à la direction du DÉMP est chargée de la gestion, de l’entretien et de la mise à jour des programmes-maîtres de la phase AD des quatre programmes du CLMR dans Moodle.

3.1.9. Le personnel dirigeant/enseignant est responsable et imputable de la gestion de la page Moodle de leurs groupes respectifs.

4.1.1. Le CLMR s’attend à ce que les personnes apprenantes respectent :

1. le personnel du CLMR;
2. les autres personnes apprenantes;
3. les directives que contiennent les documents du programme; et
4. les échéanciers du programme.

4.1.2. Au plus tard 7 jours ouvrables avant le début de la phase AD, la personne à la direction du programme fait parvenir une lettre de bienvenue contenant ses attentes professionnelles envers les personnes apprenantes.

4.1.3. Au plus tard le mercredi de la semaine précédant le début du programme, le personnel dirigeant/enseignant transmet aux personnes apprenantes un message de bienvenue contenant les informations générales relatives au déroulement de la phase AD.

4.1.4. Les échéanciers imposent un rythme continu tout au long du programme. Il est permis de prendre de l’avance, mais lorsqu'un travail est soumis à l'avance, il demeure à la discrétion du personnel dirigeant/enseignant de le corriger ou non avant l’échéance.

4.1.5. La communication ouverte, continue et efficace est essentielle au succès de la phase AD du programme. Les informations énumérées ci-dessous sont considérées comme essentielles et doivent être transmises au personnel dirigeant/enseignant le plus rapidement possible afin de prévenir des processus d’orientation évitables. La personne apprenante doit :

1. indiquer tout changement à ses coordonnées;
2. signifier l’intention de se retirer du programme;
3. indiquer les périodes durant lesquelles elle ne sera pas en mesure de communiquer avec le personnel dirigeant/enseignant; et
4. faire une demande d’extension pour la remise d’un travail prévu au calendrier.

4.1.6. Exceptionnellement, une extension allant jusqu’à 5 jours ouvrables peut être accordée par le personnel dirigeant/enseignant. Toute extension de plus de 5 jours ouvrables doit être approuvée par la personne à la direction du programme. Un processus d’orientation sera entamé advenant le non-respect de la date convenue.

4.2.1. Le personnel dirigeant/enseignant est tenu d’effectuer le suivi du progrès des personnes apprenantes des groupes qui lui sont assignés. Il doit être en mesure de fournir de l’information à propos du progrès d’une personne apprenante lorsque demandé par la direction.

4.2.2. Cette information inclut, sans s’y limiter :

1. les dates auxquelles les travaux ont été soumis par une personne apprenante;
2. les dates de retour des grilles d’évaluation par le personnel dirigeant/enseignant;
3. les résultats et le contenu des évaluations de tous les travaux; et
4. les courriels échangés entre le personnel dirigeant/enseignant et la personne apprenante.

4.2.3. Le personnel dirigeant/enseignant est responsable d’informer la personne à la direction du programme et du DÉMP de toute situation qui permet de douter de la capacité d’une personne apprenante à remplir les exigences du programme, par exemple un manque de communication, retard dans la remise ou non-remise des travaux et toutes autres difficultés.

4.2.4. Le personnel dirigeant/enseignant doit utiliser les grilles d’évaluation approuvées pour chaque programme pour évaluer les travaux. Il doit utiliser les critères d’évaluation sans les modifier afin d’assurer l’équité entre les personnes apprenantes. Des explications détaillées doivent être fournies pour justifier les résultats octroyés.

4.2.5. La grille d’évaluation complétée doit être envoyée à la personne apprenante dans les 10 jours ouvrables suivant l’échéancier ou la date de soumission si une extension est accordée. Si pour des raisons opérationnelles, des congés approuvés ou pour un devoir temporaire, le personnel dirigeant/enseignant n’est pas en mesure de respecter ce délai, il doit aviser les personnes apprenantes sous sa responsabilité à l’avance. En cas d’absence prolongée au travail, il doit désigner un point de contact durant cette période et activer le message d’absence de sa boîte courriel.

4.2.6. Le personnel dirigeant/enseignant doit clairement identifier leurs disponibilités et communiquer tout changement aux personnes apprenantes.

4.2.7. Tout courriel ou message téléphonique adressé au personnel dirigeant /enseignant doit être répondu dans un délai de 2 jours ouvrables. Si pour des raisons opérationnelles, en cas de congé autorisé ou de devoir temporaire, un membre du personnel n’est pas en mesure de respecter ce délai, il doit clairement en aviser les personnes apprenantes sous sa responsabilité à l’avance. En cas d’absence prolongée au travail, il doit désigner un point de contact durant cette période et activer le message d’absence de la boîte courriel.

8.1.1. Conformément à la DOAD 5019-0, Manquement à la conduite et au rendement, les membres des FAC sont responsables de leur conduite et de leur rendement. Le CLMR s’attend à ce qu’ils :

1. rencontrent les normes de conduite établies par les règlements, les codes de conduite, les politiques, les ordonnances, les instructions et les directives, y compris le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FAC;
2. rencontrent les normes de rendement établies dans l’exécution de leurs fonctions, de leurs tâches et de leurs responsabilités, selon leur grade actuel, leur occupation militaire, leur expérience et leur poste; et
3. respectent la dignité et la valeur de toutes les personnes en les traitant avec respect et équité en tout temps et en tout lieu, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne.

8.2.1. Le CLMR adhère au principe d’intégrité dans les études et s’engage à offrir un environnement d’apprentissage exempt d’inconduite. Selon le Centre international pour l’intégrité académique, l’intégrité dans les études se définit comme un engagement à appliquer des comportements conformes à six valeurs fondamentales : l’honnêteté, la confiance, l’équité, le respect, la responsabilité et le courage.

8.2.2. Dans le contexte du CLMR, ces valeurs correspondent à celles de l’éthos militaire tel qu’énoncé dans Digne de servir et L’esprit combatif notamment l’intégrité et l’excellence.

8.2.3. L’intégrité dans les études est une responsabilité partagée entre les personnes apprenantes et l’ensemble du personnel du CLMR dans le but de :

1. protéger la crédibilité du CLMR, des programmes et des qualifications;
2. soutenir le développement des compétences; et
3. promouvoir l’engagement et la motivation des personnes apprenantes à l’égard de l’apprentissage.

8.2.4. Le CLMR utilise des outils de détection du plagiat tel que Turnitin et demeure à l’affût de l’impact de l’intelligence artificielle générative sur l’intégrité académique.

8.2.5. Tout le personnel du CLMR et les personnes apprenantes ont l’obligation de se conformer à ces valeurs.

8.3.1. Considérant l’usage grandissant de l’intelligence artificielle générative (IAG) en éducation, le CLMR s’appuie sur les directives en vigueur et les lignes d’efforts de La stratégie d’intelligence artificielle du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes.

8.3.2. Selon la ligne d’effort 3 de cette stratégie: « des pratiques opérationnelles et des cadres de risques [sont requis] pour veiller à ce que notre utilisation de l’[IAG] soit éthique, inclusive, légale, sûre et fiable » (p. 1).

8.3.3. En conséquence, le CLMR s’est doté de trois principes directeurs afin d’encadrer l’utilisation de l’IAG par le personnel et les apprenants.

1. Principe 1 – Sécurité : toute information entrée dans une IAG sert à entraîner ses algorithmes. Pour assurer la sécurité des données, ne saisissez pas de requêtes qui contiennent des renseignements personnels identifiables, des informations sensibles ou confidentielles;
2. Principe 2 – Intégrité: bien que les IAG ne soient pas reconnues comme des auteurs au sens de la loi, leur utilisation doit toujours être déclarée dans un souci d'intégrité;
3. Principe 3 – Validité : en raison des biais et hallucinations produits par l’IAG, il est essentiel de valider l’exactitude des contenus générés puisque l’utilisateur en demeure responsable.

8.3.4. Afin d’encadrer l’utilisation de l’IAG au sein des programmes du CLMR, les personnes apprenantes sont tenues de signer une Déclaration d’intégrité dans les études (Annexe F) pour chacune des phases des programmes.

8.3.5. Seul le personnel dirigeant/enseignant peut autoriser l’utilisation de l’IAG dans les activités d’apprentissage. Le cas échéant, la personne apprenante doit déclarer chaque utilisation selon le Protocole d’utilisation de l’IAG (Annexe I).

8.3.6. L’utilisation de l’IAG au-delà des permissions accordées par le personnel dirigeant/enseignant sera considérée comme une inconduite en matière d’intégrité et fera l’objet d’un CÉP.

8.3.7. Le CLMR reconnaît la valeur pédagogique de l’évaluation faite par un humain puisqu’elle permet au personnel dirigeant/enseignant de soutenir la progression et le développement des apprentissages des personnes apprenantes.

8.3.8. Par conséquent, il est interdit au personnel dirigeant/enseignant d’utiliser l’IAG pour évaluer la qualité des travaux produits par les personnes apprenantes. Dans aucun cas, l’IAG ne peut remplacer le jugement professionnel dans l’évaluation des apprentissages.

8.3.9. Le personnel dirigeant/enseignant peut utiliser l’IAG en soutien à l’élaboration de matériel didactique. Le cas échéant, le personnel du CLMR doit déclarer chaque utilisation selon le Protocole d’utilisation de l’IAG (Annexe I).

8.3.10. Le personnel dirigeant/enseignant est tenu de se conformer aux lois relatives à la protection des renseignements personnels et d’informer de manière transparente les personnes apprenantes de l’usage prévu des outils d’IAG dans le cadre du programme.

8.3.11. Le personnel dirigeant/enseignant doit également informer les personnes apprenantes de l’utilisation des outils de détection du plagiat.

9.1.1. Un incident grave représente toute forme d’inconduite pouvant jeter le discrédit sur les FAC de la part d’une personne apprenante incluant des comportements contraires aux directives suivantes sans s’y limiter :

1. DOAD 5019-0, Manquement à la conduite et au rendement;
2. DOAD 9005-1, Intervention sur l’inconduite sexuelle;
3. DOAD 5019-7, Inconduite liée à l’alcool;
4. Instruction du Pers Mil FC 01/20 - Conduite haineuse;
5. Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FAC; et
6. Loi canadienne sur les droits de la personne.

9.1.2. De tels comportements mèneront automatiquement à un CÉP si la personne à la direction du programme juge qu’il y a eu un incident grave pouvant jeter le discrédit sur les FAC. La C de C de la personne apprenante sera informée immédiatement de l’incident.

9.2.1. Conformément à la DOAD 5019-6, Inconduite en milieu d’études et aux règlements des Collèges militaires royaux, l’inconduite désigne tout acte ou comportement contraire à l’éthique ou malhonnête dans le cadre de l’instruction ou de l’éducation. Les infractions consistent en la tricherie, le plagiat et toute autre forme d’inconduite en matière d’intégrité telles que :

1. donner, recevoir, partager, utiliser des renseignements ou de l’aide non autorisés. L’aide non-autorisée comprend l’utilisation de l’IAG au-delà des permissions accordées par le personnel dirigeant/enseignant;
2. copier les travaux des autres personnes apprenantes ou permettre à d’autres personnes apprenantes de copier ses travaux;
3. copier des passages d’un texte et le faire passer pour sien, sans citer la source utilisée;
4. la mention erronée, l’omission de citer une source et l’utilisation abusive de guillemets;
5. soumettre un travail déjà présenté dans le cadre d'un autre cours sans la permission du personnel dirigeant/enseignant;
6. faire des déclarations fausses ou trompeuses sur le travail effectué;
7. coopérer ou collaborer sans autorisation;
8. falsifier des documents officiels, y compris les dossiers électroniques;
9. falsifier des recherches ou des citations;
10. usurper l’identité d’une personne apprenante lors d’une activité d’apprentissage ou d’une évaluation. Cela comprend l’ouverture à une session d’un système de gestion de l’apprentissage tel que Moodle en utilisant l’identifiant et le mot de passe d’une autre personne;
11. omettre de reconnaître adéquatement la collaboration ou l’aide externe;
12. diffuser des renseignements confidentiels et de l'information sans autorisation;
13. diffuser du matériel, incluant du contenu numérique ou multimédia, obtenu dans le cadre d’un programme tel que l’enregistrement de cours, de capsules vidéo, de présentations PowerPoint, etc., sans autorisation;
14. entraver les activités d'apprentissage d'autrui; et
15. aider ou encourager à commettre une inconduite en milieu d'études.

9.2.2. De tels comportements mèneront automatiquement à un CÉP si la personne à la direction du programme juge qu’il y a eu inconduite en matière d’intégrité dans les études.

9.3.1. Les personnes apprenantes éprouvent parfois des difficultés académiques ou personnelles qui nuisent à la progression de leur apprentissage. Les manifestations de progrès insuffisants incluent les comportements suivants sans s’y limiter :

1. un manquement aux directives lors des activités d’apprentissage et évaluations telles que précisées par le personnel dirigeant/enseignant;
2. le retard et/ou la non-remise des travaux dans les délais prescrits;
3. la négligence dans les communications et/ou lors des requêtes d’extension;
4. l'échec d’une évaluation tel que stipulé dans le PLANIN ou le syllabus;
5. un manquement dans la démonstration des qualités de leader incluant les comportements suivants, sans s’y limiter :
   1. adopter une attitude négative;
   2. manquer d’engagement envers le programme; et
   3. non-participation aux activités.

9.3.2. De tels comportements mèneront à un processus d’orientation pouvant aller jusqu’à un CÉP si la personne à la direction du programme juge qu’il y a eu progression insuffisante.

10.1.1. Le processus d’orientation a pour objectif de remédier à une progression insuffisante. Il décrit un ou des manquements de la part d’une personne apprenante, identifie les mesures à prendre afin d’améliorer sa performance et/ou sa conduite et énonce les conséquences d’un manquement subséquent.

10.1.2. Il y a trois niveaux d’orientation administrés séquentiellement au besoin :

1. niveau 1. Initié par le personnel dirigeant/enseignant pour une première instance de progrès insuffisant. La personne apprenante, celle qui est à la direction du programme et/ou du DÉMP recevront une copie du formulaire d’orientation (Annexe G);
2. niveau 2. Initié par la personne à la direction du programme pour une seconde instance de progrès insuffisant. La personne apprenante, l’IC et le commandant du CLMR recevront une copie du formulaire d’orientation;
3. niveau 3. Initié par l’IC pour une troisième instance de progrès insuffisant. La C de C de la personne apprenante et le commandant de du CLMR recevront une copie du formulaire d’orientation (Annexe G). L’orientation de niveau 3 mène à la tenue d’un CÉP.

10.1.3. La personne à la direction du programme ou l’IC peuvent administrer une orientation de deuxième ou troisième niveau immédiatement si nécessaire.

10.2.1. En vertu du manuel Système de l’instruction individuelle et de l’éducation des Forces canadiennes - volume 6 : Conduite des programmes d’instruction (A-P9-050-000/PT-006), un CÉP est requis lorsque d’importantes décisions doivent être prises concernant le développement futur d’une personne apprenante, notamment si le retrait du programme est envisagé.

10.2.2. Lorsqu’un CÉP est nécessaire, la personne à la direction du programme remplit le formulaire du CÉP (Annexes D et H) et l’achemine à l’IC pour sa signature et distribution.

Autorité et recommandation

10.2.3. Le CÉP a un pouvoir de recommandation auprès du commandant du CLMR. À titre d’autorité décisionnelle, le commandant peut choisir d’appliquer ou non les recommandations du comité. Les recommandations sont les suivantes, sans toutefois s’y limiter :   

1. retrait du programme avec mention de rendement incomplet au formulaire CF-377;  
2. retrait du programme avec mention de rendement échoué au formulaire CF-377;
3. reprise d’une évaluation avec commentaire au formulaire CF-377; et  
4. poursuite du programme.

10.2.4. Le commandant du CLMR peut demander une révision du dossier par un commandant supérieur. Le commandant de l’ACD agira en cette capacité.   

Composition du CÉP

10.2.5. Les membres permanents d’un CÉP sont :

1. l’IC ou une personne remplaçante désignée qui présidera le comité
2. la personne à la direction du programme;
3. une personne représentant la section des normes; et
4. le personnel dirigeant/enseignant selon ce que la situation exige.

10.2.6. Le comité invite la personne apprenante, celle représentant son unité et tous les autres témoins jugés pertinents. La personne qui préside le CÉP nomme le secrétaire. Ce dernier est responsable de l’enregistrement audio du CÉP qui sera placé dans le dossier de la personne apprenante.

Documents requis

10.2.7. Les documents suivants doivent être acheminés aux membres du comité lorsque applicable :

1. l’ordre de convocation;
2. toute correspondance pertinente;
3. les formulaires d’orientation;
4. les grilles d’évaluation remplies;
5. les notes du personnel dirigeant/enseignant; et
6. tout autre document pertinent.

Droits de la personne apprenante

10.2.8. En vertu du manuel Système de l’instruction individuelle et de l’éducation des Forces canadiennes - volume 6 : Conduite des programmes d’instruction (A-P9-050-000/PT-006), la personne apprenante dispose des droits suivants :

1. réviser tous les renseignements acheminés au comité;
2. parler au personnel ou aux autres personnes apprenantes;
3. préparer des documents à présenter; et
4. présenter au comité des contre-arguments, des preuves et des témoins.

Déroulement du CÉP

10.2.9. Procédures administratives préalables à la tenue du CÉP - La personne à la direction du programme fournira à la personne apprenante la documentation relative au CÉP 2 jours ouvrables avant la tenue du comité en obtenant un accusé de réception. Cette procédure vise à s’assurer que la personne apprenante :

1. soit avisée de la tenue du CÉP;
2. comprenne la raison, la composition et les procédures du CÉP;
3. comprenne les conséquences potentielles de la décision du CÉP; et
4. ait en main tous les documents nécessaires.

10.2.10. Le déroulement de la réunion du comité sera conforme à la séquence suivante :

1. introduction. La personne qui préside invite les membres du CÉP à se présenter à tour de rôle;
2. préparation. Les membres révisent les documents pertinents au dossier de la personne apprenante, préparent les questions à poser et révisent le déroulement de la réunion;
3. explication. La personne apprenante et celle représentant son unité sont invitées à joindre le comité. La présidence informe la personne apprenante que la réunion sera enregistrée. Le secrétaire commence l’enregistrement. Les raisons du CÉP sont exposées par la présidence;
4. discussion. La présidence confirme que la personne apprenante a reçu, lu et compris la documentation pertinente au CÉP. La personne apprenante s’exprime sur la raison du CÉP. S’il y a lieu, la présidence invite les témoins convoqués par la personne apprenante à joindre le comité pour la durée de leur présentation. La personne représentant l’unité est invitée à s’exprimer. La présidence accorde la parole aux membres du CÉP à tour de rôle. La personne apprenante est invité à émettre un commentaire final. La présidence informe la personne apprenante des recommandations pouvant s’appliquer :
   1. retrait du programme avec mention de rendement incomplet au formulaire CF-377;
   2. retrait du programme avec mention de rendement échoué au formulaire CF-377;
   3. reprise d’une évaluation avec commentaire au formulaire CF-377; et  
   4. poursuite du programme.
5. la personne apprenante et son représentant d’unité quittent la réunion. Le secrétaire arrête l’enregistrement;
6. délibérations/recommandation. Les membres du comité délibèrent et obtiennent un consensus sur la recommandation finale à soumettre au commandant du CLMR; et
7. décision. Le commandant prend connaissance de la recommandation du comité, rend la décision finale ou demande la révision du dossier par le commandement supérieur.

10.2.11. Procédures administratives suivant la tenue du CÉP - Une fois la décision finale rendue par le commandant, une copie signée du formulaire du CÉP (Annexe D) sera envoyée à la personne apprenante, sa C de C, son gestionnaire de carrière et à l’ACD par la personne responsable de coordonner la phase AD ou AR dans les 24 heures ouvrables suivant la tenue du comité. La copie originale sera archivée par le CLMR. Dans le cas d’une personne apprenante internationale, une copie sera envoyée au DICM pour ceux provenant d'un pays qui n’est pas membre de l’OTAN ou au PICM pour ceux provenant d'un pays membre de l’OTAN.

10.2.12. Dans le cas où la décision est de retirer la personne apprenante d’un programme, un formulaire CF-377 Rapport de cours sera complété et envoyé à l’unité de la personne apprenante par la personne responsable de coordonner la phase AD ou AR.

Grief

10.2.13. La personne apprenante qui a l’intention de déposer un grief devrait signifier son intention à son commandant d’unité. La Loi sur la défense nationale prévoit que : « 29. (1) Tout officier ou militaire du rang qui s'estime lésé par une décision, un acte ou une omission dans les affaires des Forces canadiennes a le droit de déposer un grief dans le cas où aucun autre recours de réparation ne lui est ouvert sous le régime de la présente loi. » (ORFC, volume 1, chapitre 7).