Politique sur l’intégrité en recherche

Approuvée par le Conseil des études le 20 janvier 2022.
Adoptée par le Sénat le 15 mars 2022.

1 - PRÉAMBULE

Les enjeux éthiques entourant l’intégrité en recherche sont nombreux, mais la confiance vis-à-vis le public, ceux qui sont impliqués en recherche, le processus de recherche lui-même et ses résultats en constitue le pivotNote de bas de page 1. C’est dans ce contexte qu’il faut situer la présente politique sur l’intégrité en recherche.

Par cette politique, le Collège militaire royal de Saint-Jean (CMR Saint-Jean), veut encourager et promouvoir des valeurs d’intégrité en recherche. Il vise également à répondre aux exigences et aux attentes des organismes subventionnaires en matière d’intégritéNote de bas de page 2.

La présente politique complète la Politique d’éthique de la recherche avec des êtres humains du CMR Saint-Jean.

2 - OBJECTIFS

2.1 Définir les principaux termes reliés à l’intégrité en recherche;

2.2 Préciser les principes qui orientent le CMR Saint-Jean en matière d’intégrité en recherche;

2.3 Exposer la procédure de gestion des situations de conflit d’intérêts et la procédure de traitement des allégations d’inconduite ou de manquement à l’intégrité en recherche;

2.4 Préciser les responsabilités des intervenants et intervenantes en matière d’intégrité en recherche.

3 - CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique à toute personne faisant de la recherche au CMR Saint-Jean, ou pour le compte du CMR Saint-Jean, peu importe à quel titre.

4 - DÉFINITIONS

4.1 L’expression intégrité en recherche désigne l’ensemble des conduites respectueuses de la dignité des personnes et des valeurs intrinsèques de la scienceNote de bas de page 3.

4.2 Une inconduite ou un manquement à l’intégrité en recherche désigne « toute conduite intentionnelle ou négligente ou insouciante menaçant l’intégrité en rechercheNote de bas de page 4 », ou toute forme de complicité face à une telle conduite.

Sans que cette liste soit exhaustive, voici des exemples d’inconduite ou de manquement pouvant mener à des sanctions :

4.3 Un conflit d’intérêts réfère à « toute situation où les intérêts d’une personne visée par la présente politique entrent en conflit avec ses responsabilités et ses devoirs. Les conflits d’intérêts peuvent être réels, apparents ou potentiels. Ils peuvent, entre autres, être de nature financière, politique, idéologique ou professionnelle. Ils peuvent se rapporter à (l’institution), à l’individu, aux proches, à des amis ou à des associés professionnels – présents, passés ou futurs ».Note de bas de page 5

Sans que cette liste soit exhaustive, voici des exemples de conflits d’intérêts devant être déclarés et pouvant mener à des sanctions s’ils sont cachés :

5 - PRINCIPES

En matière d’intégrité en recherche, le CMR Saint-Jean reconnaît les principes suivants :

5.1 Respect des collaboratrices et collaborateurs et des droits d’auteurs

Toute contribution significative des collaboratrices et collaborateurs ainsi que des étudiantes et étudiants doit être mentionnée.

Tous travaux non publiés d’autres chercheuses ou chercheurs et d’universitaires ne doivent être utilisés qu’avec leur permission, en y faisant dûment mention.

Toutes les archives doivent être utilisées conformément aux règles établies par les sources archivistiques.

5.2 Respect de la confidentialité des informations

Tous renseignements, données ou concepts nouveaux obtenus grâce à l’accès à des manuscrits confidentiels comme des demandes de financement de la recherche ou des travaux inédits, ne doivent être utilisés qu’après avoir obtenu la permission de l’auteure ou de l’auteur.

5.3 Respect de la rigueur et de l’intégrité scientifiques

Dans l’obtention, l’enregistrement et l’analyse des données, ainsi que dans la communication et la publication des résultats, les principes de rigueur et d’intégrité scientifiques doivent être appliqués.

5.4 Respect des règles concernant les situations de conflits d’intérêts

Tout conflit d’intérêts d’ordre matériel, financier ou autre qui pourrait donner lieu à une inconduite ou un manquement à l’intégrité en recherche doit être divulgué aux organismes parrainant le projet de recherche, aux établissements de recherche universitaire, aux revues spécialisées ou aux organismes de financement.

5.5 Respect des exigences des organismes subventionnaires quant à un usage responsable et éthique des fonds publics

L’information complète et exacte nécessaire à l’évaluation d’une demande de financement doit être fournie de façon transparente et véridique.

Les fonds alloués à la recherche doivent être gérés de manière responsable, conformément à de solides principes comptables, financiers et éthiques.

6 - PROCÉDURE DE GESTION DES SITUATIONS DE CONFLIT D’INTÉRÊTS

Le conflit d’intérêts, comme l’indique sa définition, ne constitue pas une conduite, mais une situation. Toutefois, l’existence d’une telle situation peut donner lieu à une inconduite ou un manquement à l’intégrité en recherche. Afin d’éviter que cela se produise, certaines actions s’imposent :

6.1 Prévenir les situations de conflits d’intérêts

Toute personne exerçant une activité de recherche doit éviter de se placer dans une situation où elle peut être amenée à choisir entre ses intérêts personnels, les intérêts d’autrui ou les intérêts du CMR Saint-Jean et l’intérêt de la recherche.

6.2 Déclarer les conflits d’intérêts

Toute personne exerçant une activité de recherche doit déclarer :

La déclaration doit se faire, par écrit, auprès de la Direction des études.

Le CMR Saint-Jean s’engage à divulguer, par écrit, à l’organisme subventionnaire concerné tout conflit d’intérêts susceptible d’influer sur une décision concernant une demande de subvention ou de bourse.

6.3 Garantir la gestion des conflits d’intérêts

Cette déclaration doit être traitée dans les meilleurs délais par le décanat à la recherche, de manière à déterminer les mesures qui doivent être prises afin d’éviter les conflits d’intérêts ou l’apparence de conflits d’intérêts.

Ces mesures peuvent être, par exemple :

7 - PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES ALLÉGATIONS D’INCONDUITE OU DE MANQUEMENT À L’INTÉGRITÉ EN RECHERCHE

Lorsqu’il y a allégation d’inconduite ou de manquement à l’intégrité en recherche, la procédure de traitement de cette allégation est la suivante :

7.1 Réception d’une allégation d’inconduite ou de manquement

  1. Toute personne (appelée « la plaignante ou le plaignant »), de l’intérieur ou de l’extérieur de l’établissement, peut déposer une allégation pour inconduite ou manquement (appelée ci-après « plainte ») si elle a un doute raisonnable qu’une personne a enfreint la présente politique.
  2. La plaignante ou le plaignant doit déposer une plainte écrite identifiant son nom, ses coordonnées, la personne suspectée et décrivant l’inconduite auprès de la Direction des études.
  3. Des plaintes peuvent également venir des organismes subventionnaires.
  4. Les plaintes anonymes ne seront pas traitées.
  5. En tout temps :
    • La plaignante ou le plaignant conserve le contrôle de son dossier; il peut à n’importe quel moment arrêter le processus, sauf s’il est judiciarisé;
    • Les personnes concernées (plaignante ou plaignant et mise en cause) doivent être protégées et doivent bénéficier de l’anonymat;
    • La confidentialité des informations est respectée.

7.2 Examen préliminaire de l’allégation d’inconduite ou de manquement

  1. La Direction des études examine la plainte et dispose de dix (10) jours ouvrables pour décider si la plainte est recevable ou non. Pour l’aider dans sa décision, elle doit s’adjoindre le décanat à la recherche.
  2. Si la plainte est jugée non recevable, la plaignante ou le plaignant est avisé dans un délai de dix (10) jours ouvrables de la décision et des raisons du rejet de sa plainte :
    • S’il apporte de nouvelles informations, la plaignante ou le plaignant peut faire valoir une autre fois sa plainte auprès de la Direction des études.
    • S’il estime avoir été lésé dans ses droits, la plaignante ou le plaignant dispose de dix (10) jours ouvrables pour faire appel auprès du Sénat du CMR Saint-Jean en consignant par écrit sa demande de voir réévaluer sa plainte.
    • Le Sénat reçoit la plainte et dispose de dix (10) jours ouvrables pour décider si la plainte est recevable ou non. Pour l’aider dans sa décision, le Sénat peut demander à d’autres personnes de le conseiller. La décision du Sénat est finale.
  3. Une fois l’examen préliminaire de la recevabilité de la plainte effectué, la Direction des études transmet dans les plus brefs délais à l’organisme subventionnaire concerné les informations jugées nécessaires par ce dernier;
  4. Si la plainte est jugée recevable, la Direction des études enclenche la procédure d’enquête;
  5. La Direction des études peut décider de ne pas enclencher la procédure d’enquête, si, après avoir entendu la personne visée par la plainte, les faits sont clairs (par exemple, lorsque la personne visée par la plainte reconnaît les faits allégués ou que l’examen de la plainte n’apporterait pas de faits nouveaux vis-à-vis de l’allégation). Dans ces cas d’exception, elle doit, pour faire suite à l’évaluation de la recevabilité de la plainte, rédiger conjointement avec le décanat à la recherche un rapport d’enquête à l’intention de l’organisme subventionnaire concerné; la plaignante ou le plaignant en est également informé.

7.3 Procédure d’enquête

7.3.1 Désignation du responsable de l’enquête

  1. C’est le doyen à la recherche qui est d’office désigné comme responsable de l’enquête. Toutefois, si la plainte implique directement ou indirectement cette personne, la Direction des études nomme une autre personne, jugée suffisamment impartiale et compétente en matière d’intégrité pour procéder à l’examen de la plainte. C’est cette personne qui agira à titre de « responsable de l’enquête » (ci-après).
  2. La personne faisant l’objet de la plainte (appelée « la personne mise en cause ») est avisée dans les cinq (5) jours ouvrables, par le responsable de l’enquête, du dépôt d’une plainte, du contenu de celle-ci et du début d’une enquête. La plaignante ou le plaignant est également avisé.

7.3.2 Constitution du comité d’enquête

  1. Le responsable de l’enquête met en place, dans un délai de dix (10) jours ouvrables, un Comité d’examen des plaintes constitué de trois (3) personnes n’ayant pas de lien avec la ou les personnes concernées par la plainte, dont au moins une personne provenant de l’extérieur.
  2. Les membres du comité doivent être choisis pour leur compétence en matière d’intégrité et pour au moins l’une d’entre elles, pour son expertise dans le champ de recherche visé par la plainte. Aucune de ces personnes ne devra être en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec la personne ou la recherche en cause. Dans le cas où une ou un élève-officier menant une recherche est impliqué, le comité doit comprendre, en plus, une ou un élève-officier.

7.3.3 Processus d’enquête

  1. Le comité effectue et documente l’enquête :
    • La personne mise en cause et la plaignante ou le plaignant sont invités à collaborer à l’enquête et à déposer toute information permettant de traiter la plainte de façon impartiale.
    • Lorsque nécessaire, le comité peut demander à d’autres personnes de venir témoigner.
  2. Durant l’enquête, le Sénat, la Direction des études, le décanat à la recherche et les membres du comité d’examen des plaintes protègent la confidentialité des informations et l’anonymat des personnes.
  3. Le responsable de l’enquête constitue un dossier contenant toute la procédure (plaintes, documents consultés, échanges de courriels, demande d’information et tout autre document lié au dossier) :
    • Ce dossier, conservé pendant cinq (5) ans, sous clé, au bureau du responsable de l’enquête, contient toute la documentation liée aux activités du comité;
    • L’accès à ce dossier est strictement réservé aux membres du comité d’examen des plaintes.

7.3.4 Rédaction du rapport préliminaire

  1. Après l’enquête, le comité rédige un rapport « préliminaire » et le transmet dans les cinquante (50) jours ouvrables après le début de l’enquête à la défenderesse ou au défendeur et à la plaignante ou au plaignant.
  2. Ce rapport fait état de la plainte, de l’enquête et de la décision prise sur le fondement de la plainte, de l’évaluation des conséquences, jugées sans gravité ou graves, des faits reprochés et des recommandations du comité.
  3. Le Comité d’examen des plaintes peut juger la plainte « non fondée », « fondée, mais n’entraînant pas de conséquences graves » ou « fondée, entraînant des conséquences graves ».
  4. Lors de la prise de décision, tous les membres doivent s’efforcer d’atteindre un consensus. Dans le cas où les membres ne peuvent arriver à un consensus, la décision est prise à la majorité des voix.
  5. La personne mise en cause et la plaignante ou le plaignant disposent de dix (10) jours ouvrables pour réagir au rapport.

7.3.5 Rapport final

  1. Après réception dans les délais impartis des réactions de la personne mise en cause et de la plaignante ou du plaignant, le comité prend acte des réactions et ajuste au besoin son rapport pour que celui-ci devienne « final ».
  2. Si la plainte est jugée non fondée, le responsable de l’enquête transmet le rapport final à la Direction des études, à la plaignante ou au plaignant et à la personne mise en cause pour les aviser des conclusions du comité. Puis, la Direction des études transmet à l’organisme subventionnaire concerné une lettre de conclusion de l’examen de la plainte contenant les informations jugées nécessaires par ce dernier;
  3. Si la plainte est jugée fondée, mais que les faits reprochés n’entraînent pas de conséquences graves, le responsable de l’enquête demande à la personne mise en cause de corriger rapidement la situation. Si la personne mise en cause accepte et apporte les corrections jugées nécessaires, le dossier est clos, et la plaignante ou le plaignant est avisé par écrit des corrections apportées. Le responsable de l’enquête transmet le rapport final à la Direction des études, à la plaignante ou au plaignant et à la personne mise en cause pour les aviser des conclusions du comité et de l’entente prise avec la personne mise en cause. Puis, la Direction des études transmet le rapport final à l’organisme subventionnaire concerné.
  4. Si la plainte est jugée fondée, et que les faits reprochés entraînent des conséquences graves, le rapport du comité est transmis au Sénat du CMR Saint-Jean afin que des suites soient données et des mesures spécifiques soient prises dans les plus brefs délais. Le rapport est également transmis à la Direction des études.
    • Dans les trente (30) jours ouvrables suivant la fin de l’enquête, le Sénat envoie une copie du rapport final accompagnée des mesures identifiées à la personne mise en cause, à la plaignante ou au plaignant et à l’organisme subventionnaire concerné;
    • Si c’est un organisme subventionnaire qui a demandé à l’établissement de faire enquête, le Sénat envoie une copie complète du rapport dans le même délai et dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). À la suite de cet envoi, le Sénat du CMR Saint-Jean demeure disponible pour apporter des éclaircissements ou des informations supplémentaires. Par ailleurs, les organismes subventionnaires se réservent le droit d’imposer leurs propres sanctions conformément à leurs directives et politiques;
    • S’il est confirmé qu’il y a eu inconduite et que la situation justifie une telle mesure, les fonds accordés par les organismes subventionnaires sont retenus jusqu’à ce que les mesures correctives nécessaires, jugées acceptables par les organismes, soient appliquées.

7.3.6 Procédure d’appel

  1. La plaignante ou le plaignant peut en appeler de la décision du comité s’il elle estime avoir été lésée dans ses droits. La plaignante ou le plaignant dispose alors de dix (10) jours ouvrables pour faire appel en consignant par écrit au Sénat sa demande de voir réexaminer sa plainte.
  2. La personne mise en cause peut en appeler de la décision du comité s’il estime avoir été lésé dans ses droits. La personne mise en cause dispose alors de dix (10) jours ouvrables pour faire appel en consignant par écrit au Sénat sa demande de voir réévaluer son dossier.
  3. Après avoir pris connaissance du dossier et de la demande d’appel, le Sénat peut :
    • confirmer la décision du comité;
    • demander à la Direction des études de former un autre comité chargé d’examiner la demande d’appel et, le cas échéant, de procéder à une nouvelle enquête. Pour l’aider dans sa décision, la Direction des études peut demander à d’autres personnes de la conseiller. Les membres du comité ne doivent pas être les mêmes que ceux du premier comité, mais ils doivent toujours détenir une compétence en matière d’intégrité et dans le champ de recherche visé par la plainte. Les conclusions du comité chargé de l’appel sont finales.

7.3.7 Conservation des documents

  1. Les rapports finaux du comité d’examen des plaintes sont conservés sous clé dans le bureau du décanat à la recherche pendant deux (2) ans pour les plaintes jugées non fondées et cinq (5) ans pour les plaintes jugées fondées, quelle que soit la gravité des conséquences.
  2. Le doyen à la recherche s’assure que tous les documents et dossiers connexes transmis à de tierces personnes sont détruits lorsque les allégations ont été rejetées.

8 - PARTAGE DES RESPONSABILITÉS

Toute personne engagée dans des activités de recherche a comme première responsabilité de voir à ce que les normes de conduite les plus élevées en matière d’intégrité soient respectées. Plus précisément, les responsabilités de chacun et chacune sont les suivantes :

8.1 Chercheuse ou chercheur

La chercheuse ou le chercheur a la responsabilité de :

  1. appliquer les principes de rigueur et d’intégrité scientifiques dans la collecte, l’enregistrement et l’analyse des données ainsi que dans la communication et la publication des résultats;
  2. obtenir la permission d’une auteure ou d’un auteur ou des auteures ou auteurs avant d’utiliser des renseignements, données, ou concepts nouveaux obtenus grâce à l’accès à des manuscrits confidentiels comme, par exemple, des demandes de financement ou des travaux inédits;
  3. mentionner la source exacte de renseignements obtenus par d’autres chercheuses ou chercheurs ou dans le cadre d’autres recherches, notamment quand une découverte a déjà fait l’objet d’une communication ou d’une publication;
  4. mentionner les publications précédentes quand il utilise des résultats de recherche déjà publiés;
  5. utiliser les archives conformément aux règles établies par les sources archivistiques;
  6. obtenir la permission de l’auteure ou l’auteur ou des auteures ou auteurs d’utiliser un produit ou un procédé breveté;
  7. s’assurer que toutes les personnes qui ont contribué au contenu d’une publication et qui en partagent la responsabilité figurent parmi les auteures ou auteurs des travaux publiés, à moins que celles-ci n’aient pas donné leur autorisation;
  8. conserver dans un lieu sécuritaire, sous clé, les données confidentielles recueillies pour une période d’au moins cinq (5) ans ou pour la période indiquée dans le formulaire de consentement après quoi elle doit les détruire de façon à ce quelles ne soient plus accessibles;
  9. rendre accessibles, en tout temps, les données aux personnes concernées dans la mesure où les données collectées lors d’une recherche appartiennent aux personnes qui ont contribué à cette recherche;
  10. utiliser de façon responsable et éthique les ressources matérielles ou financières qui lui sont accordées pour ses activités de recherche;
  11. ne pas tirer indûment des avantages personnels de ces ressources;
  12. divulguer aux organismes liés à une recherche tout conflit d’intérêts pouvant influencer leur décision de demander à une personne de revoir des manuscrits (par exemple : des demandes de bourses ou de subventions), d’expérimenter des produits ou d’autoriser un travail;
  13. obtenir les autorisations nécessaires avant de commencer une recherche qui implique des êtres humains (entretiens, mises en situation, questionnaires, expériences, etc. - par exemple : auprès du CMR Saint-Jean et de son Comité d’éthique ou auprès des organismes subventionnaires;
  14. collaborer dans tout processus visant à gérer une allégation d’inconduite ou de manquement à l’intégrité en recherche ciblant des activités de recherche, en cours ou passées, auxquelles ils sont associés (incluant le fait de conserver et rendre disponible tout document pertinent à l’évaluation et à l’examen de l’allégation);
  15. être proactif afin de remédier, le cas échéant, aux conséquences d’une inconduite ou d’un manquement à l’intégrité en recherche et être honnête et conséquent quant aux conclusions de l’examen;
  16. se tenir informé et participer à l’évolution des pratiques exemplaires d’intégrité en recherche, intégrer celles-ci dans ses activités de recherche et en faire la promotion, notamment au sein de son équipe de travail.

8.2 Sénat

Le Sénat a la responsabilité de :

  1. adopter la présente politique, à la suite à l’avis du Conseil des études;
  2. prendre les mesures qui s’imposent à l’encontre des autres intervenantes ou intervenants qui ne respectent pas leurs obligations;
  3. respecter la décision du comité d’examen des plaintes, lors de la procédure d’appel.

8.3 Direction des études

La Direction des études a la responsabilité de :

  1. recevoir les plaintes et voir au respect des processus d’enquête;
  2. veiller au respect et à l’application de la politique.

8.4 Décanat à la recherche

Le Décanat à la recherche a la responsabilité de :

  1. faire connaître et promouvoir la politique à l’ensemble du personnel et des étudiants du CMR Saint-Jean;
  2. mettre en place les conditions matérielles propices au respect des principes d’intégrité;
  3. faire la promotion des pratiques exemplaires d’intégrité en recherche par des mesures de sensibilisation et de la formation continue auprès de la communauté du CMR Saint-Jean;
  4. s’assurer du respect des normes les plus strictes en matière d’intégrité en ce qui concerne les personnes qui s’occupent de la collecte, de l’enregistrement, de la citation, des comptes rendus et de la conservation des données des plaintes;
  5. constituer les comités responsables de l’examen des plaintes.

8.5 Conseil des études

Le Conseil des études a la responsabilité de :

  1. recommander au Sénat l’adoption de la politique;
  2. et à la révision de la politique.

8.6 Comité d’examen des plaintes

Le Comité d’examen des plaintes a la responsabilité de :

  1. examiner les plaintes déposées pour inconduite ou manquement à l’intégrité en recherche, rendre une décision et faire des recommandations;
  2. protéger les personnes concernées en respectant l’anonymat et la confidentialité des informations.

8.7 Cabinet du commandant

Le Cabinet du commandant a la responsabilité de :

  1. mettre à la disposition de la Direction des études les ressources nécessaires à l’application, à l’évaluation et à la révision de la politique sur l’intégrité en recherche.

9 - ADOPTION, MISE EN APPLICATION ET DIFFUSION DE LA POLITIQUE

La présente version de la Politique sur l’intégrité en recherche a été recommandée par le Conseil des études le 20 janvier 2022, puis a été adoptée par le Sénat du CMR Saint-Jean Saint-Jean-sur-Richelieu le 15 mars 2022. Elle a été mise en application le 15 mars 2022.

La présente politique est diffusée dans tous les départements et services du CMR Saint-Jean.

10 - ÉVALUATION DE L’APPLICATION ET RÉVISION DE LA POLITIQUE

Le Conseil des études peut procéder, au besoin, à l’évaluation de l’application de la politique ainsi qu’à sa révision.

Les ajouts ou modifications qui y sont apportés sont approuvés par le Sénat après avis du Conseil des études. Au besoin, le Conseil des études met sur pied un comité chargé de la révision. Ce comité effectue les consultations auprès des départements et services concernés. Ses recommandations sont acheminées au Conseil des études.

 
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