Normes de fonctionnement du Service de soutien à l’apprentissage

Mission du Service

« Offrir un accompagnement équitable et structuré permettant à chaque personne étudiante d’atteindre son plein potentiel académique dans le respect des normes des Forces armées canadiennes. »

Normes de fonctionnement

Ces normes sont basées sur les meilleures pratiques en vigueur dans les établissements d’enseignement postsecondaire du Québec et les meilleures pratiques du ministère de la Défense nationale (MDN). Elles visent à :

  • planifier adéquatement les examens
  • assurer la disponibilité des personnes surveillant les examens
  • prévoir des locaux alternatifs en cas de surcapacité
  • responsabiliser les futures personnes officières
  • respecter les droits et obligations prévus dans les Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD) 5516-5 Mesures d’adaptation pour trouble d’apprentissage lors du recrutement, de l’instruction et de l’éducation et 5015-0 Mesures d'adaptation en milieu de travail

Rôle du personnel

Le personnel du Service de soutien à l’apprentissage est responsable de :

  • fournir un accueil confidentiel et professionnel
  • évaluer les besoins et émettre les plans de mesures d’adaptation
  • assurer la logistique des examens adaptés (locaux, surveillance, délais)
  • collaborer avec les personnes enseignantes

Confidentialité

Toutes les informations sensibles partagées dans le cadre du Service sont traitées de façon confidentielle, en conformité avec les politiques internes et les obligations légales. Un consentement de divulgation d’information doit être donné si des informations confidentielles doivent être partagées, selon le principe du « besoin de savoir ». Bien qu’elles ne soient pas confidentielles au sens strict, elles concernent des aspects personnels importants ; ces informations doivent donc être manipulées avec discrétion et respect afin de préserver l’intégrité des personnes concernées et d’éviter tout préjudice.

Demande de rendez-vous

Pour toute prise de rendez-vous, modification ou annulation, écrire à : +CMRSJ-CEP-PEC@cmrsj-rmcsj.ca

  • La demande doit être envoyée au moins 5 jours ouvrables à l’avance.
  • Chaque personne étudiante est responsable de consulter quotidiennement sa messagerie EDUNET (prenom.nom@cmrsj-rmcsj.ca) et d’y répondre dans un délai de 48 heures.

Validité des plans de mesures d’adaptation

Seuls les plans de mesures d’adaptation émis par le Service de soutien à l’apprentissage de la Cellule d’expertise pédagogique (CEP) sont reconnus.

  • Une rencontre est obligatoire pour obtenir un plan.
  • Toute personne étudiante qui pense avoir besoin de mesures d’adaptation doit rencontrer la spécialiste du soutien à l’apprentissage afin d’évaluer sa situation et déterminer les étapes à suivre.
  • Le plan doit être renouvelé chaque session. Ainsi, la personne étudiante doit planifier un nouveau rendez-vous au début de chaque session pour réévaluer ses besoins.
  • Tout changement d’horaire ou de personne enseignante en cours de session doit être communiqué rapidement à la CEP pour que les ajustements nécessaires soient apportés au plan.

Modalités des examens avec mesures d’adaptation

Examens dans les locaux de la CEP

Toute personne détentrice d’un plan de mesures d’adaptation valide effectue normalement ses examens dans les locaux supervisés de la CEP. Toutefois, une personne enseignante peut personnellement mettre en place et superviser les évaluations des personnes étudiantes détenant un plan de mesures.

  • L’accès aux locaux est permis 15 minutes avant l’examen.
  • Un retard de moins de 30 minutes permet de passer l’examen, sans prolongation.
  • Un retard de plus de 30 minutes est considéré comme une absence. L’examen ne pourra pas être effectué à la CEP.

Remise des examens par les personnes enseignantes

Les personnes enseignantes doivent transmettre les copies numériques des examens à la CEP au moins 2 jours ouvrables à l’avance.

Absences et imprévus

En cas de maladie ou d’imprévu, la personne étudiante doit prévenir la CEP dès que possible. Un justificatif pourra être demandé à la chaîne de commandement et à l’équipe médicale, au besoin.

Réservation d’une place au local d’examen

Examens en cours de session (semaines 1 à 15)

Toute personne étudiante souhaitant utiliser ses mesures d’adaptation lors d’un examen doit réserver sa place au moins 5 jours ouvrables avant la date de l’examen en écrivant à +CMRSJ-CEP-PEC@cmrsj-rmcsj.ca.

Le courriel doit inclure les renseignements suivants :

  • Nom du cours
  • Date et heure de l’examen
  • Durée standard de l’examen

Seules les demandes complètes et reçues dans les délais seront traitées.

Les demandes hors délais seront transférées à la personne enseignante qui décidera s’il ou elle supervise les mesures d’adaptation.

Exemple de courriel de réservation

Objet : Réservation pour local – Examen du 20 mars – FRA302

Bonjour,

Je souhaite réserver une place pour l’examen du cours FRA302 Grandes lectures classiques, prévu le 20 mars à 13 h.

Durée standard : 2 heures.

Merci,

Élof Tremblay

Examens finaux

Programme préuniversitaire (Préparatoire et Première année)

  • La CEP planifie automatiquement les examens finaux pour toutes les personnes ayant un plan valide.
  • Pour ne pas passer un examen final à la CEP, il faut en informer le Service au moins 5 jours ouvrables à l’avance.

Programme universitaire (Deuxième à Quatrième année)

  • Pour tous les examens, la réservation doit être faite au moins 5 jours ouvrables à l’avance.

Évaluations de reprise

Lors d’une évaluation de reprise autorisée par le Secrétariat général (SecGen), la CEP planifie automatiquement l’examen dans ses locaux.

Si une personne étudiante ne désire pas faire son évaluation de reprise à la CEP, elle doit prévenir la CEP, le SecGen ainsi que la personne enseignante au moins 1 heure avant l’heure prévue de l’évaluation, par courriel ou en personne.

Date de modification :