Le TÉLÉTRAVAIL - Une opportunité pour la créativité

Logo du CMR Saint-Jean
 

Nous communiquons et collaborons différemment, nous sommes appelés à s’adapter, à imaginer, à réfléchir et parfois à se réinventer, tout en mettant à profit nos compétences et nos connaissances. Les membres du Collège militaire royal de Saint-Jean font preuve de créativité et nous en sommes fiers!

Vos ressources humaines ont rassemblé dans ce guide des conseils et des ressources pour une collaboration virtuelle réussie, empreinte de confiance et d’esprit d’équipe.

Le TÉLÉTRAVAIL
 
 

Covid-19 : Travail virtuel

Conseils pour les gestionnaires

Contactez les membres de votre équipe, en groupe ou individuellement, afin de :

  • vous assurer qu’ils vont bien;
  • les informer des directives ministérielles;
  • déterminer une stratégie de communication, par exemple, vous assurer que les employés reçoivent les messages ministériels, confirmer la fréquence de communication des mises à jour;
  • leur énoncer clairement les attentes liées au télétravail.
 

Confirmez quels employés font du télétravail, sont en congé payé ou en congé à cause de la COVID-19.

 

Offrez du soutien à votre équipe au besoin. Par exemple, déterminez les employés que vous devrez contacter individuellement ou à qui vous devrez offrir des suivis plus fréquents.

 

Faites preuve de souplesse et d’empathie. Vos employés travailleront de la maison et pourraient devoir composer avec les besoins des membres de leur famille, ce qui entraînera des tâches supplémentaires et exigera du temps. Les employés pourraient aussi éprouver de l’anxiété ou se sentir seuls et isolés.

Conseils pour les employés

Contactez vos collègues et votre gestionnaire afin de :

  • poser des questions;
  • vous assurer de connaître les voies de communication permettant d’obtenir les renseignements les plus récents sur les dispositions de travail pendant l’éclosion de COVID-19;
  • demander des précisions concernant les attentes de votre gestionnaire;
  • communiquer des pratiques exemplaires en matière de télétravail;
  • parler de vos préoccupations pour éviter de ressentir de l’anxiété face à une attente imprécise quelconque.
 

Sachez qui fait du télétravail et qui est en congé.

 

Écoutez-vous. Vous et vos proches pourriez ressentir de l’anxiété, alors prenez soin de vous. N’hésitez pas à communiquer avec votre superviseur, vos collègues ou le Programme d’aide aux employés pour obtenir du soutien.

 
Ressources supplémentaires

Consultez les consignes de votre ministère en matière de TI et d’utilisation de la bande passante (p. ex., connexion au réseau privé virtuel, utilisation des courriels et des textos).

 

Confirmez les outils de communication que votre équipe peut utiliser.

 
 
 

Feuillet d’information :

Covid-19 : Télétravail - Conseils pour les coéquipiers

Pour aider à ralentir la propagation de la COVID-19, de nombreux fonctionnaires travaillent désormais de la maison. Certains le font pour la première fois. Voici quelques conseils.

Communiquer, encore et encore
  • Trouvez les outils de communication qui permettent de compenser la perte de contact en personne.
  • Communiquez souvent avec les autres et par diférents moyens, comme le téléphone ou le courriel.
  • Si possible, répondez rapidement aux demandes par courriel, même si c’est seulement pour indiquer le moment auquel vous fournirez une réponse complète.
  • Trouvez des moyens virtuels d’interagir de façon informelle.
  • Prenez régulièrement des nouvelles de vos coéquipiers.
Développer sa motivation et son sens de l'organisation
  • Le télétravail exige une bonne dose d’autonomie. La motivation et la discipline personnelles sont donc essentielles pour travailler efficacement.
  • Soyez organisé : faites-vous un plan chaque jour, mais soyez prêt à devoir le mettre de côté.
  • Gérez bien votre temps et tenez votre équipe au fait des échéances importantes.
  • Établissez votre horaire de travail et respectez-le.
Être honnête, faire confiance
  • L’honnêteté est le meilleur moyen pour créer des liens de confiance. Ces liens renforcent l’efficacité de l’équipe.
  • Vous n’êtes pas seul! N’ayez pas peur de demander l’aide de votre chef d’équipe ou de vos coéquipiers.
Se soutenir entre pairs
  • Veillez les uns sur les autres.
  • Mettez en commun idées et savoir-faire.
  • Travaillez ensemble, avec enthousiasme et dans un esprit de collaboration.
  • Faites de la bonne entente une priorité. Instaurez un climat de respect, où chacun se sent à l’aise d’apporter de nouvelles idées.
  • Reconnaissez le travail bien fait.
Prendre soin de soi et des autres
  • Essayez de ne pas travailler plus longtemps que vos heures de travail habituelles. D’autres personnes à votre charge dépendent également de vous.
  • Reposez-vous, mangez sainement et gardez contact avec les autres grâce aux appareils de communication.
 
  • Exercez votre leadership avec empathie.
  • Faites preuve d'initiative.
  • Cherchez des solutions.
  • Offrez votre aide.

Covid-19 : Télétravail - Conseils pour les chefs d'équipe

Pour aider à ralentir la propagation de la COVID-19, de nombreux fonctionnaires travaillent désormais de la maison. Certains le font pour la première fois. Voici quelques conseils destinés aux chefs d’équipe.

Se concentrer sur les personnes
  • Développez un sens aigu du devoir. Créez et préservez un climat de confiance en communiquant de manière cohérente et régulière pour renforcer l’esprit d'équipe.
Être transparent et honnête
  • Joignez le geste à la parole.
  • Dirigez l’équipe honnêtement et ouvertement. Vous gagnerez ainsi sa confiance.
Renforcer les liens au sein de l'équipe
  • Organisez régulièrement des réunions d’équipe virtuelles et aidez les employés à mieux se connaître sur le plan humain.
  • Facilitez chaque semaine la tenue de conversations informelles pour créer une culture d’équipe.
Établir des objectifs et donner des directives
  • Établissez des objectifs clairs et un contexte commun pour favoriser la cohésion de l’équipe opérant à distance.
  • Communiquez une vision commune, qui s’articule autour de la mission et de la raison d’être de l’équipe, et qui aligne continuellement les personnes sur les nouvelles priorités.
Donner à son équipe les moyens d'agir
  • Énoncez clairement les résultats escomptés aux employés, mais laissez-les décider des moyens à prendre pour les atteindre.
  • Témoignez-leur de la confiance. Les employés développeront ainsi un sentiment de responsabilité à l’égard de leur travail.
Motiver les troupes
  • Motivez les employés en créant un engouement pour la cause de l’équipe, tout en gardant le portrait global de la situation au premier plan.
  • Expliquez clairement l’importance des tâches et les effets positifs qui en découleront.
Donner de la rétroaction
  • Utilisez différentes techniques, comme le coaching et la consultation régulière, pour donner de la rétroaction en temps opportun à l’équipe.
Exercer son leadership avec souplesse
  • Soyez prêt à adapter votre style de leadership. Au début, vous devrez peut-être motiver les membres de votre équipe. Plus tard, vous devrez peut-être les garder productifs et concentrés sur la tâche à accomplir.
  • Soyez souple et ouvert à ce que d’autres tiennent les rênes lorsque c’est nécessaire.
 

Les relations reposent sur la confiance, le respect, les objectifs communs, les moyens d'agir et la prise de responsabilités.

Nous remercions l’Agence de la santé publique du Canada de nous avoir fourni la plupart des conseils.


École de la fonction publique du Canada
 

Lignes directrices sur la création d'une charte pour une équipe virtuelle

 
Mission et vision

Définissez clairement la raison d’être et les objectifs de l'équipe. Rédigez un énoncé d'une ou deux phrases qui décrivent les attentes à l’égard de l'équipe.

Rôles et responsabilités

Établissez le rôle et les responsabilités des membresde l'équipe. Quelles sont les différentes fonctions de chacun qui permettront à l'équipe d’atteindre ses objectifs?

Valeurs de l'équipe

Choisissez des valeurs qui appuient la raison d’êtrede l’équipe, non des valeurs qui correspondentseulement aux préférences individuelles des membres. Cela dit, les valeurs de l'équipe ne devraient pas entrer en conflit direct avec les valeurs personnelles.

Répertoire des compétences et des connaissances

Déterminez les compétences et les connaissances que les membres apportent à l'équipe. Les membres peuvent également indiquer les compétences et les connaissances qu'ils désirent acquérir ou perfectionner.

Fonctionnement

Définissez les principes de fonctionnement et les processus qui régissent les activités de l’équipe, notamment :

  • les protocoles de communication (vidéoconférence, réunions, courriels, messagerie instantanée, etc.);
  • les procédures opérationnelles normalisées et la gestion de dossiers;
  • les mécanismes de prise de décision.
Mécanismes de résolution des conflits

Discutez et convenez au préalable de méthodes constructives de gestion des conflits. Cela aidera à assurer le fonctionnement optimal de l'équipe pendant les périodes difficiles.

Conseils pour atteindre vos objectifs
  • Rédigez une charte dès que votre nouvelle équipe est formée ou dans les meilleurs délais.
  • Expliquez l’importance de la charte pour que tous s’y rallient.
  • Élaborez la charte en équipe.
  • Assurez-vous que l’ensemble des membres de l'équipe ont accès à la charte.
  • Voyez la charte comme un document évolutif. Révisez-la chaque trimestre ou au besoin.
  • Utilisez la charte pour établir les responsabilités et les orientations, jamais pour exercer un contrôle.
 
École de la fonction publique du Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
 
Centre d'expertise sur la santé mentale en milieu de travail
 

La COVID-19 et la santé mentale au travail

Conseils sur la santé mentale pour le travail à domicile

Maintenir des liens sociaux pour notre santé mentale… mais à distance.

Entretenir des liens sociaux significatifs aide à protéger notre santé mentale. Mais comment maintenir un lien social à une époque où les autorités de santé publique appellent à la « distanciation sociale » pour arrêter la propagation de la maladie? La présente fiche d’information offre des conseils pour aider à éliminer l’isolement et la solitude que certains employés peuvent vivre lorsqu’ils travaillent à domicile.

Établir un horaire

Nous avons tous nos habitudes. La routine nous aide physiquement et mentalement à préparer notre journée. Lorsque vous travaillez à domicile :

  • Préparez-vous pour aller travailler. Prenez une douche. Habillez-vous. Déjeunez. Conservez la même routine comme si vous alliez au bureau;
  • « Déplacez-vous » au travail. Si possible, ayez un poste de travail spécifique qui minimise les distractions et aide à délimiter vos espaces de vie professionnelle et personnelle;
  • Organisez votre horaire. Établissez des heures de travail régulières, y compris des pauses et des pratiques de soins personnelles entre les différentes tâches. Communiquez régulièrement avec votre gestionnaire et vos collègues;
  • Respectez vos limites. Résistez à la tentation de continuer à travailler au-delà de vos heures de travail établies. Reconnaissez vos limites, respectez-les et faites-les connaître aux personnes de votre entourage pour éviter l’épuisement professionnel.

Restez branchés

Prendre ses distances physiques peut nous faire sentir déconnectés. Pour aider à maintenir nos liens sociaux :

  • Appelez ou textez un « compagnon de travail ». Jumelez-vous à un pair qui peut comprendre vos expériences. Partagez vos succès et vos difficultés;
  • Prenez une pause-café virtuelle. Tirez profit des services de messagerie vidéo (Skype, FaceTime, etc.) pour entendre et voir un visage amical et maintenir vos liens sociaux;
  • « Rencontrez-vous près du refroidisseur d’eau » : Créer des canaux de communication par le biais des réseaux sociaux pour générer des conversations informelles et impromptues comme en « milieu de travail ».
  • Aidez vos collègues qui ont un handicap. Offrez de l’aide comme prendre des notes lors des réunions virtuelles ou écrire des textes descriptifs pour relayer une information présente sous forme d’image.

Prenez le temps de prendre soin de vous

Prendre soin de soi n’est pas égoïste. C’est essentiel au maintien d’une bonne santé mentale. Le retour à l’essentiel fonctionne le mieux :

  • Dormez suffisamment. Visez 7,5 à 9 heures de sommeil. Maintenez une bonne hygiène du sommeil pour obtenir le repos dont vous avez besoin;
  • Mangez sainement. Assurez-vous d’avoir une alimentation adéquate et équilibrée tout au long de votre journée de travail. Restez hydraté;
  • Faites de l’exercice régulièrement. Votre gymnase est peut-être fermé, mais l’extérieur ne l’est pas. Sortez pour une marche quotidienne de 20 à 30 minutes.

Pour en apprendre davantage

Outils et conseils. Consultez le site Canada.ca/SanteMentaleGC et suivez le mot-clic @CEMHW_CESMMT pour obtenir des ressources, des services et du soutien.

 
Êtes-vous en détresse? Communiquez avec votre programme d’aide aux employés ou composez le 9-1-1 en cas de crise.

Le télétravail

Pour en savoir plus :

Travail à distance - Renseignements pour les employés du gouvernement
https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/covid-19/travail-distance.html

Guide de télétravail pour les gestionnaires
https://busrides-trajetsenbus.ca/fr/ep-22-fr/

Directive de sécurité du MDN et des FAC concernant le télétravail pendant la réponse à la COVID-19
https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/feuille-derable/defense/2020/03/directive-securite-mdn-fac-concernant-teletravail-pendant-reponse-covid-19.html

O365 de la Défense
Le SMA(GI) a commencé le lancement de Défence 0365, un ensemble d’outils de Microsoft Office (MS) pour le MDN et les FAC qui appuient le télétravail et la collaboration. Grâce à O365 de la Défense, tous les membres du personnel auront accès aux outils suivants pour traiter de l’information jusqu’au niveau Protégé A : Microsoft Teams, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Planner, OneNote et Outlook. Ces outils offrent la messagerie instantanée, les courriels, les vidéoconférences et les rencontres en ligne, la gestion des documents et plus encore. Cette suite d’outils peut être utilisée à l’aide d’appareils personnels et professionnels.
https://www.canada.ca/fr/ministere-defense-nationale/feuille-derable/defense/2020/04/message-defense-o365.html

Canada
 
Date de modification :