Constitution

Cette édition des Statuts et Règlements remplace toute Constitution antérieure et toute version précédente des Statuts et Règlements, et est approuvée par le commandant du mess.

Préface

Dernière mise à jour le 1er avril 2014

1. La présente publication s'applique au mess et énonce les politiques et procédures se rapportant à l'administration du mess, et ce, en accord avec les ordonnances militaires.

2. L'application uniforme des principes énoncés, permettra de faire le meilleur usage possible des installations du mess et tel que délégué par le commandant du mess. Le conseil d'administration du mess est responsable de tous les aspects des opérations du mess.

3. Les membres du mess sont tenus de lire et comprendre les procédures contenues dans ces Statuts et Règlements et les gestionnaires doivent les mettre en application au nom du commandant du mess.

Commandant du VIEUX MESS
Collège militaire royal de Saint-Jean
Colonel M.A.J. Carignan, MSM, CD

Partie I - Statuts

La désignation

1. Le mess, situé sur le site du Collège militaire royal de Saint-Jean, est désigné comme le VIEUX MESS du Collège militaire royal de Saint-Jean (Vieux Mess du Collège militaire royal de Saint-Jean), ci-après appelé "le mess".

Le mandat de formation et gestion

2. Le mess existe en vertu de la DOAD 5045-0, Programme de soutien du personnel des Forces canadiennes, de l’A-PS-110-001/AG-002, Programme de bien-être et de maintien du moral des Forces canadiennes, et du Manuel des politiques des Programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes. Il est une composante autonome des fonds non publics (FNP) du Groupe de soutien de la 2e Division du Canada (GS 2 Div CA) et est géré par son propre conseil d'administration (CA).

La raison d'être

3. Le mess procure à ses membres

  1. un lieu de réunion;
  2. un centre d'activités récréatives et sociales;
  3. un foyer;
  4. un lieu d’hébergement temporaire;
  5. un lieu de cérémonies officielles; et
  6. un lieu convenable pour l'exposition d'articles rappelant notre héritage militaire ou d’autres événements mémorables.

Le commandant du Mess

4. Le commandant du Groupe de soutien de la 2e Div CA est imputable pour la direction et la gestion des mess sur le territoire de la 2e Div CA. Il a délégué la responsabilité de commandement du mess au commandant du Collège militaire royal de Saint-Jean.

Les membres du Mess

5. Les membres du mess se divisent en trois catégories

  1. les membres ordinaires;
  2. les membres associés; et
  3. les membres honoraires.

Les membres ordinaires

6. Les membres ordinaires du mess sont (en conformité avec le Manuel des politiques des Programmes de soutien du Personnel des Forces canadiennes, 12 juillet 2013) :

  1. les militaires de la Force régulière et de la Première Réserve;
  2. les militaires des forces de pays étrangers qui participent au programme d’échange ou qui sont détachés auprès des Forces armées canadiennes (FAC) et qui sont en service dans une base, une station, une unité ou un navire desservi par le mess (à l’exception des militaires étrangers de l’escadre des élof);
  3. les membres de la Force de réserve lorsqu’ils sont en service de classe B ou C dans un établissement de la Force régulière; tous les militaires stagiaires attachés pour une période de plus 14 jours à une unité hébergée du Collège militaire royal de Saint-Jean;
  4. les officiers du Cadre des instructeurs de cadets (CIC) qui font partie des unités de cadets directement parrainées où l’on fait usage des mêmes installations, s’ils en font la demande (i.e. les militaires, les employés de l’Unité régionale de soutien aux Cadets (Est) (URSC (E) à Saint-Jean); et
  5. les militaires stagiaires attachés pour une période de plus 14 jours à une unité hébergée du Collège militaire royal de Saint-Jean (i.e. les stagiaires du DPPMR de l’ÉLRFC).

7. Un membre ordinaire continue d’être membre même s’il s’absente temporairement pour des congés annuels, de maladie, d’hospitalisation ou pour une période de service temporaire à l’extérieure de son unité durant laquelle il ne paie pas de cotisations à un autre mess, à moins qu’il ne soit autrement spécifié.

Les membres associés

8. Les personnes suivantes peuvent être membres associés :

  1. le groupe A.
    1. les militaires qui ont été libérés honorablement de la Force régulière et qui ont droit à une pension immédiate ou différée;
    2. les militaires qui ont été libérés honorablement de la Première Réserve et qui ont accumulé au moins 12 années de service; et
    3. les employés civils du ministère de la Défense qui travaillent dans une unité desservie par le mess, les employés des FNP (sauf les employés du Vieux Mess) et de la Corporation Fort St-Jean.
  2. le groupe B. Toute autre personne œuvrant dans le milieu civil, qui de par son statut, ses qualités personnelles, ses connaissances professionnelles ainsi que ses affinités avec les Forces armées canadiennes pourra être considérée pour devenir membre associé du mess.
  3. le statut de membres associés sera révisé annuellement lors de la première assemblée générale d’une nouvelle année et sera voté par ses membres ordinaires; et
  4. on accorde les privilèges du mess aux membres associés, mais ils ne peuvent pas siéger au conseil d’administration (CA) du mess. Un membre associé est toutefois invité à siéger au CA et à assister aux assemblées générales à titre de représentant des membres associés, mais sans droit de vote. Tous peuvent prêter concours au CA du mess ou aux sous-comités, mais ce faisant, ils n’assument aucune responsabilité.

Les membres honoraires

9. Les personnes suivantes peuvent être membres honoraires :

  1. Toute personne de marque qui n'est pas un membre ordinaire ou associé du mess peut être invité à devenir membre honoraire du mess pour une période n’excédant pas une année. Sous toute réserve, cette nomination peut être renouvelée pour d’autres périodes d’une année, sur recommandation du CA du mess, après un vote majoritaire lors d’une assemblée générale du mess, et avec l’approbation du commandant; et
  2. L’affiliation honoraire permet de reconnaître la position d’une personne ou sa contribution au pays ou aux Forces armées en lui donnant la possibilité de fréquenter les mess de temps en temps. Toutefois, lorsqu’un membre honoraire souhaite utiliser les installations d’un mess fréquemment, il doit faire la demande de membre associé. Ceci s’applique également aux membres honoraires qui sont membres ordinaires d’un autre mess.

10. Les membres honoraires

  1. ont droit aux privilèges du mess;
  2. ne sont en aucune manière au service du mess; et
  3. ne paient aucune cotisation ou quote-part mensuelle.

Le conseil d'administration (CA)

11. Seuls des membres ordinaires peuvent siéger comme membres au CA. Cependant, un membre associé peut contribuer au comité du mess, sans droit de vote. Le gérant du mess est membre d’office, sans droit de vote.

12. La gestion des affaires du mess est confiée à un CA dont les membres sont désignés par le commandant du mess ou élus par l'assemblée générale.

13. Le commandant du Collège militaire royal de Saint-Jean désigne certains membres du CA, de façon à respecter l’alternance des postes entre officiers et sous-officiers. Aussi, la durée normale d’un mandat est d’une année pour ces postes :

  1. le président (PCAM);
  2. le vice-président (VPCAM); et
  3. le secrétaire.

14. Les membres suivants du CA sont élus par l'assemblée générale ou désignés par le commandant du Collège militaire royal de Saint-Jean :

  1. le membre-responsable du divertissement;
  2. le membre-responsable des projets et de l'ameublement;
  3. le représentant des membres associés;
  4. le trésorier;
  5. deux représentants de l’URSC (E);
  6. le représentant des communications; et
  7. tout autre membre, selon les besoins identifiés par le CA.

15. Le CA peut consulter les personnes suivantes :

  1. le militaire résidant sur le site du Collège militaire royal de Saint-Jean détenant le grade le plus élevé; et
  2. toute autre personne nommée par le commandant du Collège militaire royal de Saint-Jean ou le PCAM.

16. Tous les membres ordinaires du CA ont droit de vote lors des réunions du CA.

17. Tous les membres ordinaires ont le droit de vote lors des assemblées générales, sauf le commandant du mess et le PCAM.

Les comités

18. Le comité du divertissement. Un comité du divertissement peut exister. Il est composé d’un nombre non déterminé de membres du mess. Le responsable du comité du divertissement est le membre-responsable du divertissement du CA du mess.

19. Le comité de nomination des membres associés. Le comité est dirigé par le VPCAM), qui est assisté par deux autres membres votant du CA ainsi que par le représentant des membres associés. Ce comité évalue le contenu de toutes les candidatures des nouveaux membres associés. Les demandes incomplètes sont retournées au parrain pour ajustements. Les demandes jugées complètes sont présentées au PCAM dans le cas des membres présentés du Groupe A. Les demandes pour des membres du Groupe B sont présentées à la prochaine réunion du CA. Le comité révise aussi la liste des membres associés annuellement avant la présentation à l’assemblée générale (normalement lors de l’assemblée générale du mois de février en prévision de la nouvelle année d’opération du mess).

Les réunions du Mess

20. Les réunions concernant le Vieux Mess sont :

  1. les réunions du CA;
  2. les assemblées générales; et
  3. les assemblées générales spéciales.

21. Les réunions du CA

  1. fréquence: fréquence régulière, ou lorsqu’exigées par le PCAM;
  2. convocation: un quorum de 50 pourcent des membres votants du CA; et
  3. sujets de discussion :
    1. des sphères d'activité relevant de la compétence du CA;
    2. budget et états financiers; et
    3. recommandations au sujet de la gestion ou des opérations du mess, au commandant du mess et à l'assemblée générale.

22. Les assemblées générales :

  1. Fréquence : deux fois par année (normalement en février et en octobre);
  2. convocation :
    1. les membres ordinaires sont convoqués aux assemblées générales;
    2. les membres ordinaires sont avisés, idéalement, environ un mois avant la tenue d'une assemblée générale;
    3. l’ordre du jour de ladite assemblée est envoyé électroniquement aux membres au moins 7 jours avant la date fixée de l'assemblée; et
    4. le quorum est constitué de la façon suivante :
      1. chaque membre ordinaire est tenu d'assister aux assemblées générales du mess, à moins d'en avoir été excusé préalablement par son commandant;
      2. le quorum est atteint si 50 pourcent des membres ordinaires logiquement capables d’assister à la réunion sont effectivement présents (réf CFP 262, chap 3, art 8); et
      3. s’il n’y a pas quorum, le PCAM peut tenir l’assemblée, et le commandant du mess décide de valider ou non les décisions prises lors de cette assemblée.
  3. Sujets de discussion :
    1. présentation du CA;
    2. le budget et les états financiers;
    3. statut des projets en cours; et
    4. programme d’activités pour le mess.

23. Les assemblées générales spéciales. Les assemblées générales spéciales ont lieu à la demande du commandant du mess, à la demande du PCAM, lorsque votée par une résolution du CA ou par une requête signée par au moins 25 pourcent des membres ordinaires.

Les fonctions et les réceptions du divertissement

24. Les fonctions et les réceptions du divertissement organisées au mess sont :

  1. les fonctions officielles. Les fonctions déclarées comme telles par un commandant d’unité. Elles impliquent que:
    1. les employés de la fonction publique fédérale qui y travaillent soient payés à même les fonds publics selon la convention collective en vigueur;
    2. les employés civils permanents et temporaires des FNP qui y travaillent soient payés par les organisateurs de la fonction; et
    3. les militaires qui y travaillent (incluant les cuisiniers, les musiciens et les militaires travaillant en permanence) ne reçoivent aucune rémunération supplémentaire, à moins que ceci ne soit permis par une directive du commandant.
  2. les fonctions non officielles. Des fonctions où les coûts ne sont pas payés à même les fonds publics, telles que :
    1. les fonctions spéciales. Fonctions requérant la participation de certains membres invités seulement, à cause du genre de fonction et du nombre d'invités;
    2. les réceptions ouvertes. Fonctions permettant la participation des membres ordinaires, associés, honoraires, et de leurs invités;
    3. les heures de "bonne entente". Fonction où l’activité est normalement entièrement financée par le mess, permettant la participation des membres, qui ont la possibilité d’avoir un seul invité;
    4. les fonctions familiales. Fonctions sociales organisées par le mess où sont invités les membres et leur famille; et
    5. En temps normal, le coût établi pour un membre pour une activité du mess s’applique à son conjoint(e) uniquement et non à ses invités. Il se pourrait qu’à l’occasion, un prix pour les membres ne s’applique qu’aux membres et non aux conjoints(es). Si tel est le cas, la publicité en fera mention.

Les réceptions privées et de commercialisation

25. Les réceptions privées. Les réceptions privées sont des fonctions tenues par des membres qui ont reçu le consentement du PCAM pour offrir une réception privée au mess :

  1. un membre du mess peut tenir une activité privée par année dans le Vieux Mess sans frais de location (et selon la disponibilité).

26. Activités de commercialisation. Les activités de commercialisation sont des activités acceptées dans le mess lorsque celui-ci est disponible. Des frais de location sont chargés pour la conduite des activités de commercialisation tenues dans le mess. Tous les frais d’exploitation sont payés par l’utilisateur.

  1. l’assemblée a approuvé que le mess ne charge pas de frais de location à une unité militaire qui conduit une activité de commercialisation dans le mess. Les frais d’exploitation sont, par contre, payables par l’utilisateur; et
  2. les frais de location de salle du Vieux Mess sont établis et révisés annuellement par les membres du CA.

Les modifications aux statuts et règlements

27. Toute proposition de modification aux Statuts et Règlements du Vieux Mess du Collège militaire royal de Saint-Jean doit être soumise par écrit, au moins 30 jours avant la tenue d'une assemblée générale. La proposition doit être adressée au secrétaire du mess par écrit et appuyée par au moins trois membres ordinaires. La proposition doit obtenir l’approbation du CA pour être affichée. Ladite proposition sera affichée pendant une période de sept jours consécutifs, avant de pouvoir être discutée lors de la tenue d'une assemblée générale. Une proposition de modifier les Statuts et Règlement est approuvée à la condition que les deux tiers des membres ordinaires présents à l'assemblée générale l’approuvent.

Partie II - Règlements

Les nominations des membres associés

1. L'autorité. Le Cmdt du mess approuve les nominations des membres associés suite à la recommandation du CA et au vote majoritaire de l’assemblée générale.

2. Les groupes. Il y a deux groupes de membres associés :

  1. le groupe A. Le groupe A est décrit au paragraphe 8a des Statuts. Les demandes de membres associés sont acheminées au gérant du mess, puis soumises au VPCAM pour vérification du contenu et approuvées par le PCAM au nom du Cmdt du mess;
  2. le groupe B. Le groupe B est décrit au paragraphe 8b des Statuts :
    1. les demandes de membres associés sont acheminées au gérant du mess, puis soumises au VPCAM pour révision par le comité de nomination des membres associés; et
    2. le CA peut réviser le nombre de membres associés du Groupe B annuellement afin de valider si ce nombre est conforme avec les objectifs du Mess.

3. La procédure de nomination des membres associés du groupe B :

  1. la proposition. Un formulaire de proposition doit est présenté par un membre du mess, qui devient le parrain du postulant. Le membre qui parraine un postulant soumet le formulaire qui indique les motivations du candidat et les gains tangibles pour le mess et ses membres. Ce formulaire doit être accompagné du CV du postulant. Le CV doit démontrer suffisamment de liens entre les qualités sociales et/ou professionnelles du postulant et les gains favorables advenant une nomination de membre associé au Vieux Mess. Le formulaire d’adhésion d’un membre associé est disponible au bureau du mess;
  2. responsabilités du parrain. Le parrain doit informer le postulant-membre associé que son privilège d’adhésion de membre associé est renouvelable annuellement et qu’il doit se faire connaître avantageusement auprès des autres membres du mess. Il doit aussi le guider sur les us et coutumes du mess;
  3. responsabilités du comité de nomination. Le comité de nomination :
    1. valide les informations contenues dans les propositions et présente au PCAM les demandes pour les postulants du groupe A; et
    2. étudie les propositions du Groupe B et présente les candidatures au CA avec leurs recommandations. Les demandes jugées incomplètes sont retournées au gérant pour ensuite être remises au au parrain pour finalisation.
  4. responsabilités du CA. Le CA recommande à l’assemblée les nominations suite à l’étude du dossier ou suite à une rencontre avec le postulant. Le CA peut accorder un statut de membre temporaire en attendant la prochaine assemblée générale. Le CA, à l’aide du procès-verbal de l’Assemblée générale, demande au Cmdt du mess son approbation finale.

4. Le renouvellement de candidature :

  1. le renouvellement des membres associés du groupe A s’effectue annuellement par le PCAM selon la date du début de l’année financière des FNP (normalement lors de l’assemblée générale du mois de février); et
  2. le renouvellement des membres associés du groupe B s’effectue, dans un premier temps, lors d’une révision de la liste par le comité de nomination des membres associés et par le CA au début de l’année financière des FNP, par le vote des membres ordinaires lors de l’assemblée générale où on vote le budget (normalement lors de l’assemblée générale du mois de février).

5. Les propositions non supportées ou votées défavorablement par l’assemblée. Lorsque la proposition de nouveau membre associé n’est pas appuyée par le CA ou que la candidature a reçu un vote défavorable, le représentant du comité de nomination des membres associés rencontre le parrain du postulant pour lui en informer.

Les finances

6. L'autorisation des dépenses :

  1. est décrite selon la délégation d’autorité FNP. Le PCAM, le VPCAM et le gérant du mess ont l’autorité de dépenser pour le personnel, le fonctionnement et l’entretien selon le budget d’opération, et ce, s’ils ont la formation sur les passations des marchés;
  2. est accordé lorsque le budget est présenté par le CA du mess et voté à l’assemblée générale;
  3. il y a deux types de dépenses possibles au mess à partir des FNP :
    1. les dépenses d’opérations. Elles doivent se retrouver au budget d’opération qui a été soumis; si elles ne sont pas prévues, elles doivent être justifiées; et
    2. les dépenses en capital. Elles ne sont pas au budget d’opération, elles doivent être de plus de 1000 $ et être soumises en assemblée générale. Ces dépenses doivent également être amorties selon la durée de vie prévue du bien acquis.
  4. en ce qui concerne les acquisitions et les rénovations :
    1. ce type de transaction de BNP doit être approuvé par l’autorité compétente. Les demande d’acquisition d’une valeur de plus de 1000 $ et d’une demande de rénovation dépassant 2000 $ doivent être effectuées à l’aide d’un formulaire de demande de dépenses en capital (DDC). L’A-FN-105-001/AG-001 est la référence pertinente en termes d’acquisition/rénovation et explique également en détail la méthodologie afin de remplir le formulaire de DDC;
    2. les achats de moins de 1000 $ sont considérés comme des dépenses courantes faisant partie ou non du budget d’opération. La procédure suivante est applicable : une demande de chèque, incluant les factures et la fiche de bien, doit être soumise à la section de la comptabilité des BNP. La section attribuera un numéro d’inventaire et effectuera le paiement. Les déboursés pour des articles de moins de 1000 $ sont considérés comme des dépenses pour l’exercice en cours, car ces items ne sont normalement pas inscrits à l’inventaire. Cependant, les articles attrayants seront inscrits sur les inventaires en fonction de la classe et du dossier approprié avec une valeur à zéro; et
    3. il est important de rappeler au CA que les seules dépenses autorisées sont les dépenses concernant le personnel, le fonctionnement et l’entretien, et ce, à l’intérieur du budget voté lors des assemblées générales.
  5. les membres du CA responsables d'un poste de dépense approuvé peuvent utiliser ces fonds (mais pas passer les marchés) et doivent faire rapport au CA de l'utilisation des fonds. Tout dépassement du budget prévu doit être approuvé par le CA.

7. Les radiations. Les pertes ou dommages d’effets « non publics » peuvent être radiés des registres du mess selon l’A-FN-105 et la Constitution des BNP du GS 2 Div CA.

8. Les cotisations. Le Vieux Mess charge des frais de cotisation mensuelle :

  1. les membres ordinaires sont encouragés à payer leurs cotisations par délégation de solde selon une fréquence mensuelle;
  2. les membres associés doivent payer leurs cotisations une fois l’an en mars ou de façon biannuelle, soit au mois de mars et septembre et lors de leur adhésion; et
  3. les membres honoraires ne paient pas de cotisation.

9. Le prix des marchandises. Le prix des marchandises est déterminé conformément à la Constitution des FNP du GS 2 Div CA.

10. Le prix des activités. Le prix des activités est fixé de façon à respecter le ratio dépenses/revenus prévu au budget, tel que voté par l’assemblée générale.

11. Les salaires. Les salaires payés au personnel du mess sont déterminés par la politique salariale des RH BNP du GS 2 Div CA et la convention collective en vigueur.

12. Les frais de représentation (Carte du PCAM). Seuls les membres suivants peuvent autoriser des dépenses au bar, aux frais du mess, pour un invité, un visiteur de marque ou autres, selon les montants votés et tout en gardant à l’esprit que cette carte du PCAM ne doit pas servir pour payer des tournées aux membres du mess :

  1. le PCAM; ou
  2. toute autre personne lorsqu’autorisée expressément par le PCAM.

13. Les comptes des membres :

  1. un compte est une dépense autre que la cotisation mensuelle;
  2. le processus d’acquittement des factures :
    1. toute dépense effectuée par un membre qui n'est pas payée par déduction de solde fait l'objet d'une facture mensuelle;
    2. chaque membre doit payer son compte dans les 30 jours civils suivant la facturation;
    3. une lettre d'avertissement du PCAM ou du gérant du mess est acheminée aux membres qui tardent à acquitter leur compte; et
    4. les comptes en souffrance, de plus d’un mois de retard, font l’objet d’une liste envoyée au commandant, communiquant le nom des membres retardataires, et ce, à tous les mois par le PCAM ou par l’entremise du gérant du mess.

14. Le bilan du mess. Le gérant du mess élabore l’état des revenus et des dépenses avec l’aide du trésorier du CA tous les mois, et le transmet au CA pour étude et validation. Les membres reçoivent le bilan semi-annuel lors des assemblées générales.

15. Les vérifications. La vérification des livres et des effets du mess s’effectue ponctuellement sous la direction du gestionnaire PSP du GS 2 Div CA.

La discipline et les opérations

16. La ligne de conduite :

  1. il incombe à tous les membres de prendre les mesures jugées appropriées lorsqu’un cas de discipline se présente au mess. En l'absence du PCAM, du VPCAM ou d’un membre du CA, le membre senior (plus haut en grade) présent dans le mess est responsable de la discipline. Tout manquement sérieux sera rapporté au PCAM, et ce dernier en informera le commandant du mess, si nécessaire;
  2. s'il n'y a aucun membre ordinaire présent dans le mess, le gérant du mess ou un membre du personnel demandera l’intervention de la police militaire, si nécessaire;
  3. chaque membre est responsable de la conduite et de la tenue de ses invités; et
  4. l’adhésion d’un membre associé, selon le Manuel des politiques des Programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes, peut être suspendue ou annulée pour motif déterminé.

17. La tenue. Le CA détermine et communique la tenue exigée des personnes fréquentant le mess (voir l’annexe A pour les règles vestimentaires). Ces règles s'appliquent à tous les membres (ordinaires et associés) et à leurs invités. Tous les membres doivent informer leurs invités de la tenue en vigueur dans le mess.

18. Les adolescents et les enfants :

  1. la tenue des adolescents et des enfants (12 ans et plus) doit correspondre aux règlements du mess;
  2. les enfants doivent être sous la surveillance constante d’adultes responsables (ex : parents) lorsqu'ils se trouvent au mess ou sur les terrains adjacents au mess; et
  3. les enfants et les adolescents sont admis au mess durant les fonctions familiales seulement, à l’exception des demandes approuvées par le PCAM.

19. Les heures du bar. Les heures d'opération du bar sont déterminées par le CA avec l'approbation du commandant du mess. Ces heures sont publicisées à travers les différentes ressources disponibles.

20. La prolongation des heures de bar. Lors des activités qui se tiennent au Vieux Mess, la prolongation des heures de bar peut être autorisée selon la loi sur les débits d’alcool :

  1. prolongation d’une fonction du mess
    1. les membres mentionnés ci-après peuvent autoriser les prolongations des heures d'opération du bar en avisant le préposé de service du bar en fonction :
      1. le commandant du mess;
      2. le PCAM;
      3. le VPCAM;
      4. le responsable du divertissement;
      5. l’organisateur de la fonction approuvée par le CA; ou
      6. le gérant du mess.
    2. les frais additionnels d'opération occasionnés par une prolongation spéciale sont payés par le mess.

21. La vente de spiritueux. Les spiritueux sont vendus normalement au détail et par consommation, à l'exception du vin qui est vendu au verre, au carafon ou à la bouteille.

22. Les jeux d'argent. Les jeux d'argent sont défendus.

23. L'accès à la cuisine. L'accès à la cuisine est défendu à tous à l'exception du personnel des services alimentaires de la CFSJ et du gérant du mess. Tous les membres qui désirent accéder à la cuisine doivent obtenir l’autorisation du gérant.

24. Les animaux. Aucun animal n'est permis dans le mess, sauf les animaux d’assistance.

25. Les plaintes. Toute plainte, quelle qu'en soit la nature, doit être adressée par voie écrite au PCAM, à un membre du CA ou au gérant du mess. Aucune plainte ne doit être adressée à un employé du mess. S’il s’agit d’une plainte contre un membre associé, le rep des membres associés doit en être avisé et celui-ci doit faire ses recommandations au CA sur les actions à prendre.

26. Les suggestions. Les suggestions peuvent être proposées oralement ou par écrit à un membre du comité. Une boîte à suggestions est aussi réservée à cette fin.

27. Les réservations et les annulations :

  1. pour une activité importante de divertissement : Tout membre désirant participer à une fonction doit effectuer une réservation de l’activité auprès de la gérance du mess. Le participant achète son billet au moment de la réservation. Une annulation peut être remboursée par la gérance du mess lorsque celle-ci est effectuée selon les délais spécifiés pour l’activité. Au-delà des délais prescrits, le membre doit tenter de trouver acheteur pour sa réservation. Après le délai prescrit, un remboursement ne peut être autorisé que par le PCAM ou une personne qu’il aura désignée;
  2. pour une activité mineure (ex : déjeuner du PCAM, diner du chef, repas estival du steak du vendredi) : Les membres qui réservent leur place sont tenus de payer au moment qu’ils se présentent à l’activité. On demande aux membres qui doivent annuler leur participation d’en aviser la gérance du mess le plus tôt possible. Le CA se réserve le droit d’exiger le paiement d’une activité si un membre ne s’est pas présenté; et
  3. il est important de noter aux membres l’importance d’informer dès que possible la gérance du mess de leur changement de réservation. Ces règles de 'bon voisinage' permettent d’assurer le succès de nos activités du mess. Advenant que ces situations deviennent problématiques, le CA mettrait en place des mesures de contrôle beaucoup plus étroites.

28. La fermeture du mess. Les portes du mess sont normalement fermées immédiatement après la fermeture du bar. Par contre, la salle Le Refuge est disponible en tout temps à ceux à qui on en a autorisé l’accès.

29. Les invités :

  1. tout membre ordinaire, associé ou honoraire peut accueillir des invités au mess. Le nombre d'invités doit être raisonnable selon le motif de leur présence. Le membre est responsable de la tenue vestimentaire de ses invités et doit les avertir des règlements en cours au mess. Les membres doivent enregistrer leurs invités dans le livre des invités des membres situé au bar de la Salle Richelieu. On encourage les membres à soumettre la candidature de membres associés de leurs invités;
  2. les membres doivent accompagner leurs invités au mess;
  3. lorsqu’un membre veut amener un invité à une « heure heureuse », le membre devrait le présenter au Cmdt ou au PCAM;
  4. lors des fonctions et réceptions, le nombre d’invités maximum est déterminé par le CA du mess (les dates de réservations pour les invités des membres précède normalement celle des membres); et
  5. un membre du mess désirant recevoir un invité officiel doit communiquer sa demande au PCAM.

30. Le PCAM ou le commandant du mess peut approuver la présence d’invités officiels; la DOAD 1017-1 peut-être consulté pour établir si ces invités sont considérés comme « appropriés ».

Les cadeaux

31. Fonds de cadeaux. Un fonds de cadeaux est fixé par le CA. Il provient de sommes d'argent des cotisations des membres ordinaires transférées au compte des cadeaux.

32. Présentation de cadeaux. Un cadeau est présenté en témoignage d’estime aux membres ordinaires (à l'exclusion des stagiaires) :

  1. qui quittent le Vieux Mess après un séjour de 12 mois sans interruption; ces membres reçoivent un cadeau selon le montant indiqué à l’annexe B; et
  2. qui se qualifient pour un départ dans la dignité; ceux-ci reçoivent un cadeau d’un montant de 175 $.

33. Diffusion d’un avis de départ au gérant du mess. 30 jours avant la date de départ d’un membre, l’unité du membre doit donner un avis de départ au gérant du mess, contenant l’information suivante :

  1. le nom du membre du mess;
  2. la date d'arrivée;
  3. la date officielle de départ; et
  4. la date de la célébration.

34. Occasions spéciales. Un cadeau peut être présenté :

  1. à une personnalité de marque ou à un dignitaire lors de leur passage au mess ou au moment de leur retraite ou de leur mutation;
  2. à un membre du mess dont la personnalité ou la contribution a marqué significativement les membres du mess; et
  3. le PCAM doit s’assurer que le cadeau offert est justifié, approprié, et ne dépasse pas le montant de 200 $, et ce, à sa discrétion ou tel que défini à l’annexe B.

35. Naissance / adoption. Lorsqu’un membre ordinaire devient parent, il/elle recevra un cadeau en témoignage d’estime dont la valeur est indiquée à l’annexe B.

36. Membre hospitalisé / maladie grave / accident. Le membre ordinaire hospitalisé profitera des dispositions offertes par le Fonds d’appui aux troupes selon le CANFORGEN 191/06 CMP 096 211022Z DÉC 06 Distribution d’articles de Bien-être aux militaires hospitalisés.

37. Décès d’un membre ordinaire ou d’un de ses proches. Lorsqu’un membre ordinaire décède, perd son/sa conjoint (e), un enfant, son père ou sa mère (ou la personne qui l’a éduqué/élevé) le membre ou la famille pourra recevoir un cadeau en témoignage d’estime selon les dispositions prévues à l’annexe B.

Partie III - Attributions des membres du CA

Les attributions générales de CA

1. Les attributions générales des membres du CA. Sous la direction du commandant du mess, le PCAM et les membres du CA sont responsables de :

  1. veiller au fonctionnement du mess pour le bien-être de l'ensemble des membres, reconnaissant toutefois le caractère officiel du mess pour toutes fins énoncées par le commandant du mess;
  2. veiller à la préparation d'un plan d’affaires comprenant toutes les activités du mess pour l'approbation des membres lors d'assemblées générales;
  3. veiller à la gestion et au bon fonctionnement du mess d'après les désirs des membres et l'approbation du commandant du mess;
  4. soumettre des recommandations au commandant du mess concernant les problèmes qui dépassent leurs pouvoirs et leurs attributions;
  5. prévoir la nomination de remplaçants et de successeurs des divers membres du comité; et
  6. superviser la préparation des attributions des membres du CA ainsi que des subordonnés ayant des responsabilités.

Le président du CA du mess

2. Il rend compte au commandant du mess pour les tâches suivantes :

  1. l'administration et la gestion du mess;
  2. la publication des Statuts et Règlements du mess;
  3. l'énoncé des attributions de tous les membres du CA;
  4. la convocation des réunions du CA ainsi que des assemblées générales du mess et la présidence de ces réunions;
  5. l'examen et la déclaration de tous les comptes de mess non payés; et
  6. l'exactitude des inventaires du mess, notamment en ce qui concerne :
    1. le mobilier, les installations et le matériel (public et non public); et
    2. toutes les marchandises et les fournitures.

Le vice-président du CA du mess

3. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. appuyer le PCAM dans l'exécution de ses fonctions;
  2. remplacer le PCAM aux assemblées générales et aux réunions du CA, en l'absence de ce dernier;
  3. coordonner et diriger les projets de maintenance et de rénovation du mess, à court et à long terme, et ce, avec l'aide des responsables des propriétés, de la décoration et de l'ameublement;
  4. soutenir le trésorier et le gérant dans la planification budgétaire annuelle et à long terme du mess;
  5. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  6. informer le PCAM de toutes les questions relatives aux Statuts et Règlements du mess;
  7. préparer les modifications proposées aux Statuts et Règlements du mess émanant du CA en vue de leur présentation aux membres lors de l’assemblée générale; et
  8. exécuter d'autres tâches que lui confie le PCAM.

Le secrétaire du mess

4. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. s'assurer que l'on donne suite à toute la correspondance d'arrivée, préparer la correspondance de sortie devant être signée par le PCAM et veiller à ce que les dossiers sur tous les aspects de l'activité du mess soient tenus à jour;
  2. préparer, rédiger et distribuer les copies nécessaires de l'ordre du jour et des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du CA;
  3. prendre les suggestions incluant celles présentées dans la boite de suggestion au moins une fois par semaine puis prendre les mesures qui s'imposent auprès des membres du CA concernés et s'assurer du suivi des plaintes ou des suggestions;
  4. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  5. assurer la mise à jour des Statuts et Règlements du mess; et
  6. exécuter toutes les autres tâches que lui confie le PCAM.

Le trésorier

5. Le trésorier.

  1. préparer, avec le gérant, le budget annuel du mess;
  2. informer le PCAM et le CA de toutes les questions relatives aux finances et au budget du mess;
  3. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  4. appuyer le gérant pour la préparation et la présentation du budget et des états financiers aux membres du CA lors des rencontres et aux membres ordinaires à l'assemblée générale; et
  5. exécuter d'autres tâches que lui confie le PCAM.

Le membre responsable du divertissement

6. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. organiser des activités de divertissement pour le mess au moyen de budgets réservés à cette fin;
  2. planifier, préparer et remettre au gérant du mess pour distribution les calendriers mensuels du divertissement;
  3. coordonner la publicité des activités de divertissement et inclure la tenue appropriée pour l’événement. Il doit également inclure les dates et le nombre de billets autorisés pour chaque date selon la politique établie par le CA;
  4. coordonner l'engagement des ensembles musicaux et des spectacles spéciaux par l'entremise du gérant du mess;
  5. soumettre au CA un rapport financier sur chaque fonction parrainée par le mess;
  6. prêter assistance aux membres qui organisent des réceptions au mess (fêtes, dîners, cocktails, etc.);
  7. assurer la liaison avec notre traiteur pour la préparation des menus, des réceptions, etc.;
  8. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  9. préparer le budget annuel consacré au divertissement; et
  10. exécuter toutes les autres tâches que lui confie le PCAM.

Le membre responsable des projets et de l’ameublement

7. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. assurer la gestion efficace des biens du mess;
  2. faire exécuter les réparations de l'ameublement, lorsque nécessaire;
  3. assurer la planification des projets majeurs de décoration et d'amélioration du mess; et
  4. exécuter d'autres tâches que lui confie le PCAM.

Le membre représentant les membres associés

8. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. représenter les membres associés du mess auprès du PCAM;
  2. aviser les membres associés des points les concernant et ayant été abordés aux réunions du CA et lors des assemblées générales;
  3. assurer la liaison étroite lors de l’établissement de nouvelles politiques affectant les membres;
  4. agir à titre de porte-parole pour les membres associés du mess, auprès des autorités du mess;
  5. s’assurer de coordonner une date pour une réunion d’information annuelle des membres associés lors de la planification des activités annuelles;
  6. exécuter toutes autres tâches que lui confie le PCAM; et
  7. sa nomination est effectuée selon les critères suivants:
    1. nommé par le commandant du mess sur représentation du CA;
    2. choisi selon des critères tels que:
      1. disponibilité (doit être en mesure d’assister à toutes les réunions);
      2. son intérêt et son implication pour le mess (participation aux activités du mess);
      3. loyauté envers le mess et aussi envers ses membres;
      4. capacité de rejoindre/d’être en contact avec les membres associés;
      5. connaissance des mess militaires;
      6. à l’écoute des membres associés et bon porte-parole; et
      7. antécédents.
    3. les membres associés doivent être avisés de vacance de ce poste et doivent pouvoir postuler ou proposer un des leurs à l’aide d’une présentation écrite au CA; et
    4. la sélection se fera selon le même processus que les postulants pour de candidatures pour devenir membre associé.

Le gérant du mess

9. Il relève du gestionnaire PSP de Saint-Jean pour les opérations et du PCAM pour les services aux membres. Ses fonctions sont les suivantes :

  1. fournir un service de qualité aux membres et au comité du mess;
  2. maintenir l'inventaire de la propriété des FNP;
  3. superviser les achats de boissons et de marchandises diverses vendues au bar, s’assurer de leur qualité et veiller à ce que les quantités soient respectées et se préoccuper de la mise en lieu sûr des marchandises entreposées pour les besoins du bar;
  4. conjointement avec le membre responsable du divertissement, établir avec le responsable de la cuisine, les menus appropriés pour les différentes fonctions;
  5. faire parvenir régulièrement, à tous les membres du mess, le calendrier des activités récréatives, ainsi que toute autre correspondance, s'il y a lieu;
  6. s'assurer que les dépenses relatives à chaque fonction ayant lieu au mess soient comptabilisées adéquatement;
  7. tenir à jour le relevé des comptes du mess et faire parvenir aux membres concernés un état de compte lorsque requis, soit pour la cotisation des membres associés ou ordinaires, selon le cas, ou toute autre redevance envers le mess;
  8. signer les demandes pour l'acquisition de nouveaux meubles, selon les barèmes établis au compte de répartition du mess;
  9. faire la liaison avec notre traiteur relativement à la résolution des plaintes ou suggestions en ce qui a trait à l'alimentation et au service à la salle à dîner;
  10. suggérer au traiteur des plats désirés par la clientèle du mess et assister à l'élaboration des menus (composition, variété, terminologie, bonne orthographe);
  11. faire rapport des problèmes ou suggestions concernant les services d'alimentation du mess aux réunions du CA;
  12. conseiller le PCAM et les membres du CA sur les questions financières du mess;
  13. assurer la liaison avec le service de la comptabilité FNP;
  14. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  15. assurer le suivi des comptes du mess;
  16. régir le budget; et
  17. Note LES ATTRIBUTIONS DE GESTION (Voir document officiel énoncés génériques du DGSPSFC).

Annexe A

Tenue vestimentaire

Préambule

1. Dû à une variété d'habillements disponibles, il est impossible de dresser la liste complète des tenues possibles. Tous les membres du mess doivent se vêtir décemment et avec bon goût, et veiller à la conformité de la tenue de leurs invités. Toute tenue doit être propre et en bon état. Le non-respect de ces directives entraîne le renvoi des personnes concernées en toute circonstance.

2. La tenue décontractée est acceptée au mess. Les règlements concernant la tenue exigée sont affichés à l'intérieur de l'entrée principale. Pour les activités de divertissement du Vieux Mess, la tenue sera précisée en temps et lieu. Les bermudas et les sandales en cuir avec sangles aux talons sont autorisés au Vieux Mess, de la 1ère semaine d’avril à la dernière semaine de septembre.

3. Lors d’activité spéciale ou privée, le CMDT du mess ce réserve le droit d’autoriser une tenue vestimentaire spécifique.

4. Lors de toute activité spéciale dans le mess, les non-participants doivent éviter de déranger le déroulement de l'activité/fonction et se faire discrets, particulièrement lorsque leurs tenues semblent inadéquates aux normes de tenues requises pour l'activité en question.

5. Manteaux et couvre-chefs. Les manteaux et couvre-chefs sont interdits à l'intérieur du mess. On doit laisser ces effets au vestiaire.

6. Tenue de sport. Les tenues de sports peuvent être autorisées par le PCAM après les activités sportives. Pas de « tank top unisexe » ou « spandex unisexe ».

Les tenues - Hommes

7. Les tenues pour les hommes sont les suivantes :

  1. tenue de soirée (formelle) :
    1. tenue formelle de mess (mess kit, uniforme no 2, 2B);
    2. smoking (avec médailles miniatures, s’il y a lieu);
    3. No.3 avec nœud papillon; ou
    4. complet foncé avec chemise et cravate noire.
  2. tenue de ville (semi-formelle) :
    1. uniforme no 3;
    2. complet, veston de ville avec cravate; ou
    3. veston sport avec chemise et cravate ou col roulé.
  3. tenue décontractée :
    1. tenue militaire du jour;
    2. pantalon propre et chemise/gilet à col (polo), ou chemise sport avec collet et pantalon long; ou les bermudas et pantalon ¾.
    3. les jeans ne sont pas autorisés.

Les tenues - Femmes

8. Les tenues pour les femmes sont les suivantes :

  1. tenue de soirée (formelle) :
    1. tenue formelle de mess (mess kit, uniforme no 2, 2B);
    2. robe de soirée (avec médailles miniatures, s’il y lieu);
    3. No. 3; ou
    4. robe/ensemble de cocktail.
  2. tenue de ville (semi-formelle) :
    1. uniforme no 3;
    2. robe appropriée ou jupe et blouse;
    3. veston de ville avec jupe ou pantalons propres; ou
    4. veston sport avec haut approprié.
  3. tenue décontractée :
    1. tenue militaire du jour;
    2. robe, jupe, bermudas, pantalon propre/pantalon ¾; chandail/ chemisier, blouse/haut approprié
    3. les jeans ne sont pas autorisés.

Annexe B

Allocations pour les cadeaux

1. L’allocation pour cadeau indique le montant accordé pour un cadeau à un membre ordinaire; ce montant varie selon les occasions. Le comité doit réviser ces valeurs annuellement et faire voter les changements s’il y a lieu par l’assemblée générale.

  1. lors d’une mutation (>12 mois) : 25.00 $Note de bas de page 1;
  2. lors d’un départ dans la dignité : 175.00 $;
  3. naissance : 75.00 $; et
  4. décès (conjoint(e), père, mère, enfant) : 75.00 $

2. Allocation pour bien-être – hospitalisation. Voir CANFORGEN 191/06 CMP 096 211022Z DÉC 06 Distribution d’articles de bien-être aux militaires hospitalisés voir PV de l’assemblée générale du 7 fév 2013Note de bas de page 2.

3. Membres ordinaires : On a déterminé que seuls les membres ordinaires contribuent au Fonds de cadeaux donc seuls les membres ordinaires peuvent bénéficier de ces allocations.

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