Constitution

STATUTS ET RÈGLEMENTS

Date de publication 1er avril 2023

Cette édition des Statuts et Règlements remplace toute Constitution ou Statutset Règlements précédents, et est approuvée par le commandant du mess.

PRÉFACE

1. La présente publication s’applique au mess et énonce les politiques et procédures se rapportant à l’administration du mess, et ce, en accord avec les ordonnances militaires.

2. L’application uniforme des principes énoncés permettra de faire le meilleur usage possible des installations du mess, tel que délégué par le commandant du mess. Le conseil d’administration du mess est responsable de tous les aspects des opérations du mess.

3. Les membres du mess sont tenus de lire et de comprendre les procédures contenues dans ces Statuts et Règlements, et les gestionnaires doivent les mettre en application au nom du commandant du mess.

Commandant du VIEUX MESS
Collège militaire royal de Saint-Jean
Colonel G. Bédard, CD

PARTIE 1 - LES STATUTS

LA DÉSIGNATION

1. Situé sur le site du Collège militaire royal de Saint-Jean, le mess, est désigné comme le VIEUX MESS DU COLLÈGE MILITAIRE ROYAL DE SAINT-JEAN (Vieux Mess du CMR Saint-Jean), ci-après appelé « le mess ».

MANDAT DE FORMATION ET DE GESTION

2. Le mess existe en vertu de la DOAD 5045-0, Programme de soutien du personnel des Forces canadiennes, de la réf A-PS-110-001/AG-002, Programme de bien-être et de maintien du moral des Forces canadiennes, et du Manuel des politiques des Programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes. Il est une composante autonome des fonds non publics (FNP) du Groupe de soutien de la 2e Division du Canada (GS 2 Div CA) et est géré par son propre conseil d’administration (CA).

RAISON D’ÊTRE

3. Le mess procure à ses membres :

  1. un lieu de réunion;
  2. un centre d'activités récréatives et sociales;
  3. un foyer;
  4. un lieu d’hébergement temporaire;
  5. un lieu de cérémonies officielles; et
  6. un lieu convenable pour exposer des articles rappelant notre patrimoine militaire ou la tenue d’autres événements mémorables.

COMMANDANT DU MESS

4. Le commandant du Groupe de soutien de la 2e Div CA est imputable pour la direction et la gestion des mess sur le territoire de la 2e Div CA. Il a délégué la responsabilité de commandement du mess au commandant du CMR Saint-Jean.

MEMBRES DU MESS

5. Les membres du mess se divisent en trois catégories :

  1. les membres ordinaires;
  2. les membres associés; et
  3. les membres honoraires.

MEMBRES ORDINAIRES

6. Les membres ordinaires du mess sont (en conformité avec le Manuel des politiques des programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes, 17 janvier 2023) :

  1. les militaires des Forces armées canadiennes (FAC) qui servent au sein des unités desservie par le mess ; (à l’exception des élof de l’escadre des élof du CMRSJ)
  2. les militaires des forces de pays étrangers qui participent au programme d’échange ou qui sont attachés auprès des FAC et qui sont en service dans une unité desservi par le mess (à l’exception des militaires étrangers de l’escadre des élof) ;
  3. tous les stagiaires militaires attachés à une unité hébergée du CMR Saint-Jean ;

7. Un membre ordinaire continue d’être membre même s’il s’absente temporairement pour des congés annuels, de maladie, d’hospitalisation ou pour une période de service temporaire à l’extérieure de son unité durant laquelle il ne paie pas de cotisations à un autre mess, à moins qu’il n’en soit autrement spécifié.

MEMBRES ASSOCIÉS

8. Les personnes suivantes peuvent être membres associés :

  1. le groupe A.
    1. les militaires qui ont été libérés honorablement ; et
    2. les employés civils actifs du ministère de la Défense qui travaillent dans une unité desservie par le mess, les employés des FNP (sauf les employés du Vieux Mess) et de la Corporation Fort Saint-Jean.
  2. le groupe B. Toute autre personne œuvrant dans le milieu civil, qui, de par son statut, ses qualités personnelles, ses connaissances professionnelles ainsi que ses affinités avec les Forces armées canadiennes pourra être considérée pour devenir membre associé du mess.
  3. Le statut de membre associé sera révisé annuellement lors de la première assemblée générale d’une nouvelle année et fera l’objet d’un vote par ses membres ordinaires.
  4. On accorde les privilèges du mess aux membres associés, mais ils ne peuvent pas siéger au conseil d’administration (CA) du mess. Un membre associé est toutefois invité à siéger au CA et à assister aux assemblées générales à titre de représentant des membres associés, mais sans droit de vote. Tous peuvent prêter leur concours au CA du mess ou aux sous-comités, mais ce faisant, ils n’assument aucune responsabilité.

MEMBRES HONORAIRES

9. Les personnes suivantes peuvent être membres honoraires :

  1. Toute personne de marque qui n’est pas un membre ordinaire ou associé du mess peut être invitée à devenir membre honoraire du mess pour une période n’excédant pas une année tel que le Maire de Saint-Jean, le Député fédéral, le Député provincial, le Chef de police et le Président du conseil économique du Haut-Richelieu. Sous toute réserve, cette nomination peut être renouvelée pour d’autres périodes d’une année, sur recommandation du CA du mess, après un vote majoritaire lors d’une assemblée générale du mess, et avec l’approbation du commandant ; et
  2. L’affiliation honoraire permet de reconnaître la position d’une personne ou sa contribution au pays ou aux Forces armées en lui donnant la possibilité de fréquenter les mess de temps en temps. Toutefois, lorsqu’un membre honoraire souhaite utiliser les installations d’un mess fréquemment, il doit faire la demande de membre associé. Ceci s’applique également aux membres honoraires qui sont membres ordinaires d’un autre mess.

10. Les membres honoraires

  1. ont droit aux privilèges du mess;
  2. ne sont en aucune manière au service du mess; et
  3. ne paient aucune cotisation ou quote-part mensuelle.

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION (CA)

11. Seuls des membres ordinaires peuvent siéger comme membres au CA. Cependant, un membre associé peut contribuer au comité du mess, sans droit de vote. Le gestionnaire adjoint des PSP et le surveillant du mess sont des membres d’office, sans droit de vote.

12. La gestion des affaires du mess est confiée à un CA dont les membres sont désignés par le commandant du mess ou élus par l’assemblée générale.

13. Le commandant du CMR Saint-Jean désigne certains membres du CA, de façon à respecter l’alternance des postes entre officiers et sous-officiers. Aussi, la durée normale d’un mandat est d’une année pour les postes suivants :

  1. le président (PCAM);
  2. le vice-président (VPCAM); et
  3. le secrétaire.

14. Les membres suivants du CA sont élus par l’assemblée générale ou désignés par le commandant du CMR Saint-Jean :

  1. le membre responsable du divertissement;
  2. le membre-responsable des projets et de l'ameublement;
  3. le représentant des membres associés;
  4. le trésorier;
  5. un représentant de l’URSC (E);
  6. un représentant du 2 GPRC;
  7. un représentant du 2e escadron du 77e Régiment des lignes ;
  8. le représentant des communications; et
  9. tout autre membre, selon les besoins identifiés par le CA.

15. Le CA peut consulter les personnes suivantes :

  1. le militaire résidant sur le site du CMR Saint-Jean détenant le grade le plus élevé ; et
  2. toute autre personne nommée par le commandant du CMR Saint-Jean ou le PCAM.

16. Tous les membres ordinaires du CA ont un droit de vote lors des réunions du CA.

17. Tous les membres ordinaires ont le droit de vote lors des assemblées générales, sauf le commandant du mess et le PCAM.

COMITÉS

18. Le comité du divertissement. Un comité du divertissement peut exister. Il est composé d’un nombre non déterminé de membres du mess. Le responsable du comité du divertissement est le membre-responsable du divertissement du CA du mess.

19. Le comité de nomination des membres associés. Le comité est dirigé par le VPCAM, qui est assisté par deux autres membres votant du CA ainsi que par le représentant des membres associés. Ce comité évalue le contenu de toutes les candidatures des nouveaux membres associés. Les demandes incomplètes sont retournées au parrain pour ajustements. Les demandes jugées complètes sont présentées au PCAM dans le cas des membres présentés du Groupe A. Les demandes pour des membres du Groupe B sont présentées à la prochaine réunion du CA. Le comité révise aussi la liste des membres associés annuellement avant la présentation à l’assemblée générale (normalement lors de l’assemblée générale du mois de novembre en prévision de la nouvelle année d’opération du mess). Une proposition de candidatures pour les membres associés du groupe B doit provenir d’un membre ordinaire ou d’un membre de cat. A.

RÉUNIONS DU MESS

20. Les réunions concernant le Vieux Mess sont :

  1. les réunions du CA;
  2. les assemblées générales; et
  3. les assemblées générales spéciales.

21. Les réunions du CA

  1. fréquence: fréquence régulière, ou lorsqu’exigées par le PCAM ;
  2. convocation: un quorum de 50 pourcent des membres votants du CA ; et
  3. sujets de discussion
    1. des sphères d’activité relevant de la compétence du CA ;
    2. budget et états financiers; et
    3. recommandations au sujet de la gestion ou des opérations du mess, au commandant du mess et à l’assemblée générale.

22. Les assemblées générales :

  1. Fréquence : Deux fois l’an (normalement en octobre et en mars) ;
  2. convocation :
    1. les membres ordinaires sont convoqués aux assemblées générales ;
    2. les membres ordinaires sont avisés, idéalement, environ un mois avant la tenue d’une assemblée générale ;
    3. l’ordre du jour de ladite assemblée est envoyé électroniquement aux membres, au moins 30 jours avant la date fixée de l’assemblée ; et
    4. le quorum est constitué de la façon suivante :
      1. chaque membre ordinaire est tenu d’assister aux assemblées générales du mess, à moins d’en avoir été excusé préalablement par son commandant ;
      2. le quorum est atteint si 50 pourcent des membres ordinaires logiquement capables d’assister à la réunion sont effectivement présents (réf Manuel des politiques des programmes de soutien du personnel, chapitre 9-4, paragraphe 43) ; et
      3. s’il n’y a pas quorum, le PCAM peut tenir l’assemblée, et le commandant du mess décide de valider ou non les décisions prises lors de cette assemblée.
  3. Sujets de discussion :
    1. présentation du CA;
    2. le budget et les états financiers;
    3. élection des administrateurs ;
    4. statut des projets en cours; et
    5. programme d’activités pour le mess.

23. Les assemblées générales spéciales.

  1. Les assemblées générales spéciales ont lieu à la demande du commandant du mess, à la demande du PCAM, lorsque votée par une résolution du CA ou par une requête signée par au moins 25 pourcent des membres ordinaires.
  2. Advenant qu’une décision doive être prise par les membres ordinaires en dehors de l’AGA ou d’une assemblée générale spéciale, un vote électronique par courriel pourra être effectué et jugé convenable pour l’obtention d’une décision.

LES FONCTIONS ET LES RÉCEPTIONS DU DIVERTISSEMENT

24. Les fonctions et les réceptions du divertissement organisées au mess sont :

  1. les fonctions officielles. Les fonctions déclarées comme telles par un commandant d’unité. Elles impliquent que :
    1. les employés de la fonction publique fédérale qui y travaillent soient payés à même les fonds publics selon la convention collective en vigueur ;
    2. les employés civils permanents et temporaires des FNP qui y travaillent sont payés par les organisateurs de la fonction ; et
    3. les militaires qui y travaillent (incluant les cuisiniers, les musiciens et les militaires travaillant en permanence) ne reçoivent aucune rémunération supplémentaire, à moins que ceci ne soit permis par une directive du commandant.
  2. les fonctions non officielles. Des fonctions où les coûts ne sont pas payés à même les fonds publics, telles que :
    1. les fonctions spéciales. Fonctions requérant la participation de certains membres invités seulement, à cause du genre de fonction et du nombre d’invités;
    2. les réceptions ouvertes. Fonctions permettant la participation des membres ordinaires, associés, honoraires, et de leurs invités;
    3. les heures de "bonne entente". Fonction où l’activité est normalement financée par le mess, selon ce qui été voté lors de l’assemblée générale, permettant la participation des membres et de leurs invités;
    4. les fonctions familiales. Fonctions sociales organisées par le mess où sont invités les membres et leur famille; et
    5. En temps normal, le coût établi pour un membre à une activité du mess s’applique à un (1) invité.
  3. Les unités membres (CMRSJ, Institut Osside, URSC E, 2 GPRC et 2e Esc du 77e Régiment des lignes) peuvent programmer jusqu’à 8 activités d’unité chacune par année, sans frais, au Vieux-Mess (c.-à-d. sans frais de location de salle, frais de montage et frais de nettoyage).

LES RÉCEPTIONS PRIVÉES ET DE COMMERCIALISATION

25. Les réceptions privées. Les réceptions privées sont des fonctions tenues par des membres qui ont reçu le consentement du bureau du mess pour offrir une réception privée au mess :

  1. un membre du mess peut tenir une activité privée par année dans le Vieux Mess sans frais de location (et selon la disponibilité).

26. Activités de commercialisation. Les activités de commercialisation sont des activités acceptées dans le mess lorsque celui-ci est disponible. Des frais de location sont chargés pour la conduite des activités de commercialisation tenues dans le mess. Tous les frais d’exploitation sont payés par l’utilisateur.

  1. Le mess ne charge pas de frais de location à une unité militaire autre que ceux hébergée par le mess qui conduit une activité de commercialisation dans le mess. Les frais d’exploitation sont, par contre, payables par l’utilisateur.
  2. Les frais de location de salle du Vieux Mess sont établis et révisés annuellement par les membres du CA.

MODIFICATIONS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS

27. Toute proposition de modification aux Statuts et Règlements du Vieux Mess du CMR Saint-Jean doit être soumise par écrit, au moins 10 jours avant la tenue d’une assemblée générale. La proposition doit être adressée au secrétaire du mess par écrit et appuyée par au moins trois membres ordinaires. La proposition doit obtenir l’approbation du CA pour être affichée. Ladite proposition sera affichée pendant une période de sept jours consécutifs, avant de pouvoir être discutée lors de la tenue d’une assemblée générale. Une proposition de modifier les Statuts et Règlement est approuvée à la condition que les deux tiers des membres ordinaires présents à l’assemblée générale l’approuvent.

PARTIE II - LES RÈGLEMENTS

RÈGLEMENT 1 – NOMINATIONS DES MEMBRES ASSOCIÉS

1. Autorité. Le Cmdt du mess approuve les nominations des membres associés suite à la recommandation du CA et au vote majoritaire de l’assemblée générale.

2. Les Groupes. Il y a deux groupes de membres associés :

  1. groupe A. Le groupe A est décrit au paragraphe 8a des Statuts. Les demandes de membres associés sont acheminées au surveillant du mess, puis soumises au VPCAM pour vérification du contenu et approuvées par le PCAM au nom du Cmdt du mess;
  2. groupe B. Le groupe B est décrit au paragraphe 8b des Statuts :
    1. les demandes de membres associés sont acheminées au surveillant du mess, puis soumises au VPCAM pour révision par le comité de nomination des membres associés ; et
    2. le CA peut réviser le nombre de membres associés du Groupe B annuellement afin de valider si ce nombre est conforme avec les objectifs du Mess.
  3. Le surveillant des mess doit tenir à jour les listes des membres et y détailler toutes les informations pertinentes pour considération du CA.

3. Procédure de nomination des membres associés du groupe B :

  1. proposition. Un formulaire de proposition doit être présenté par un membre ordinaire du mess, qui devient le parrain du postulant. Le membre qui parraine un postulant soumet le formulaire qui indique les motivations du candidat et les gains tangibles pour le mess et ses membres. Ce formulaire doit être accompagné du CV du postulant. Le CV doit démontrer suffisamment de liens entre les qualités sociales et/ou professionnelles du postulant et les gains favorables advenant une nomination de membre associé au Vieux Mess. Le formulaire d’adhésion d’un membre associé est disponible au bureau du mess;
  2. responsabilités du parrain. Le parrain doit informer le postulant-membre associé que son privilège d’adhésion de membre associé est renouvelable annuellement ; et qu’il doit se faire connaître avantageusement auprès des autres membres du mess. Il doit aussi le guider sur les us & coutumes du mess. Le parrain doit s’assurer de la bonne tenue, du comportement et du respect des différents ordres, règlements, consignes et valeurs des FAC de son postulant-membre;
  3. responsabilités du comité de nomination. Le comité de nomination :
    1. valide les informations contenues dans les propositions et présente au PCAM les demandes pour les postulants du groupe A ; et
    2. étudie les propositions du Groupe B et présente les candidatures au CA avec leurs recommandations. Les demandes jugées incomplètes sont retournées au surveillant pour ensuite être remises au parrain pour finalisation.
  4. responsabilités du CA. Le CA recommande à l’assemblée les nominations suite à l’étude du dossier ou suite à une rencontre avec le postulant. Le CA peut accorder un statut de membre temporaire en attendant la prochaine assemblée générale. Le CA, à l’aide du procès-verbal de l’Assemblée générale, demande au Cmdt du mess son approbation finale.

4. Renouvellement de candidature :

  1. le renouvellement des membres associés du groupe A s’effectue annuellement par le PCAM selon la date du début de l’année financière des FNP ; et
  2. le renouvellement des membres associés du groupe B s’effectue, dans un premier temps, lors d’une révision de la liste par le comité de nomination des membres associés et par le CA au début de l’année financière des FNP, par le vote des membres ordinaires lors de l’assemblée générale.

5. Les propositions non soutenues ou votées défavorablement par l’assemblée. Lorsque la proposition de nouveau membre associé n’est pas appuyée par le CA ou que la candidature a reçu un vote défavorable, le représentant du comité de nomination des membres associés rencontre le parrain du postulant pour l’en informer.

RÈGLEMENT 2 - FINANCES

6. L'autorisation des dépenses :

  1. est décrite selon la délégation d’autorité FNP. Le PCAM, le VPCAM, le gestionnaire adjoint des PSP et le surveillant du mess ont l’autorité de dépenser pour le personnel, le fonctionnement et l’entretien selon le budget d’opération ; et ce, s’ils ont la formation sur les passations des marchés;
  2. est accordée lorsque le budget est présenté par le CA du mess et voté à l’assemblée générale;
  3. il y a deux types de dépenses possibles au mess à partir des FNP :
    1. les dépenses d’opérations. Elles doivent se retrouver au budget d’opération qui a été soumis ; si elles ne sont pas prévues, elles doivent être justifiées; et
    2. les dépenses en capital. Elles ne sont pas au budget d’opération, elles doivent être de plus de 1000 $ et être soumises en assemblée générale. Ces dépenses doivent également être amorties selon la durée de vie prévue du bien acquis.
  4. en ce qui concerne les acquisitions et les rénovations :
    1. ce type de transaction de BNP doit être approuvé par l’autorité compétente. Les demandes d’acquisition d’une valeur de plus de 1000 $ et les demandes de rénovation dépassant 2000 $ doivent être effectuées à l’aide d’un formulaire de demande de dépenses en capital (DDC). L’A-FN-105-001/AG-001 est la référence pertinente en termes d’acquisition/rénovation et explique également en détail la méthodologie afin de remplir le formulaire de DDC;
    2. les achats de moins de 1000 $ sont considérés comme des dépenses courantes faisant partie ou non du budget d’opération. La procédure suivante est applicable : une demande de chèque, incluant les factures et la fiche de bien, doit être soumise à la section de la comptabilité des BNP. La section attribuera un numéro d’inventaire et effectuera le paiement. Les déboursés pour des articles de moins de 1000 $ sont considérés comme des dépenses pour l’exercice en cours, car ces items ne sont normalement pas inscrits à l’inventaire. Cependant, les articles attrayants seront inscrits sur les inventaires en fonction de la classe et du dossier approprié avec une valeur à zéro ; et
    3. il est important de rappeler au CA que les seules dépenses autorisées sont les dépenses concernant le personnel, le fonctionnement et l’entretien ; et ce, à l’intérieur du budget voté lors des assemblées générales.
  5. les membres du CA responsables d’un poste de dépense approuvé peuvent utiliser ces fonds (mais pas passer les marchés) ; et doivent faire rapport au CA de l’utilisation des fonds. Tout dépassement du budget prévu doit être approuvé par le CA.
  6. Lorsqu’un budget est sur le point d’être dépassé de plus de 10 %, le PCAM doit en informer le Cmdt CMR St-Jean.

7. Les radiations. Les pertes ou dommages d’effets « non publics » peuvent être radiés des registres du mess selon l’A-FN-105 et la Constitution des BNP du GS 2 Div CA.

8. Les cotisations. Le Vieux Mess charge des cotisations mensuelles :

  1. les membres ordinaires sont encouragés à payer leurs cotisations par délégation de solde selon une fréquence mensuelle;
  2. les membres associés doivent payer leurs cotisations une fois l’an avant le 1er avril ; et lors de leur adhésion ; et
  3. les membres honoraires ne paient pas de cotisation.

9. Le prix des marchandises. Le prix des marchandises est déterminé conformément à la Constitution des FNP du GS 2 Div CA.

10. Le prix des activités. Le prix des activités est fixé de façon à respecter le ratio dépenses/revenus prévu au budget, tel que voté par l’assemblée générale.

11. Coordonnateur des activités. Tout membre régulier agissant à titre de coordonnateur d'activités pour des événements de divertissement verra le prix de ses billets couvert par le mess.

12. Les salaires. Les salaires payés au personnel du mess sont déterminés par la politique salariale des RH BNP du GS 2 Div CA et la convention collective en vigueur.

13. Les frais de représentation (Carte du PCAM). Seuls les membres suivants peuvent autoriser des dépenses au bar, aux frais du mess, pour un invité, un visiteur de marque ou autres, selon les montants votés; et tout en gardant à l’esprit que cette carte du PCAM ne doit pas servir pour payer des tournées aux membres du mess :

  1. le PCAM; ou
  2. toute autre personne, lorsqu’autorisée expressément par le PCAM.

14. Les comptes des membres :

  1. un compte est une dépense autre que la cotisation mensuelle;
  2. le processus d’acquittement des factures :
    1. toute dépense effectuée par un membre qui n’est pas payée par déduction de solde fait l’objet d’une facture mensuelle;
    2. chaque membre doit payer son compte dans les 30 jours civils suivant la facturation;
    3. une lettre d’avertissement du PCAM ou du surveillant du mess est acheminée aux membres qui tardent à acquitter leur compte; et
    4. les comptes en souffrance, de plus d’un mois de retard, font l’objet d’une liste envoyée par le PCAM ou par le surveillant du mess au commandant, communiquant le nom des membres retardataires; et ce, à tous les mois.

15. Le bilan du mess. Le gestionnaire PSP adjoint élabore l’état des revenus et des dépenses avec l’aide du trésorier du CA tous les mois ; et le transmet au CA pour étude et validation. Les membres reçoivent le bilan annuel lors de l’assemblée générale.

16. Les vérifications. La vérification des livres et des effets du mess s’effectue ponctuellement sous la direction du gestionnaire PSP du GS 2 Div CA.

RÈGLEMENT 3 - LA DISCIPLINE ET LES OPÉRATIONS

17. La ligne de conduite :

  1. il incombe à tous les membres de prendre les mesures jugées appropriées lorsqu’un cas de discipline se présente au mess. En l’absence du PCAM, du VPCAM ou d’un membre du CA, le membre senior (plus haut en grade/fonction) présent dans le mess est responsable de la discipline. Tout manquement sérieux sera rapporté au PCAM; et ce dernier en informera le commandant du mess, si nécessaire;
  2. s’il n’y a aucun membre ordinaire présent dans le mess, le gestionnaire adjoint des PSP, le surveillant du mess ou un membre du personnel demandera l’intervention de la police militaire, si nécessaire;
  3. chaque membre est responsable de la conduite et de la tenue de ses invités ; et
  4. l’adhésion d’un membre associé, selon le Manuel des politiques des programmes de soutien du personnel des Forces canadiennes, peut être suspendue ou annulée pour motif déterminé.

18. La tenue. Le CA détermine et communique la tenue exigée des personnes fréquentant le mess (voir l’annexe A pour les règles vestimentaires). Ces règles s’appliquent à tous les membres (ordinaires et associés) et à leurs invités. Tous les membres doivent informer leurs invités de la tenue en vigueur dans le mess.

19. Les adolescents et les enfants :

  1. la tenue des adolescents et des enfants (12 ans et plus) doit correspondre aux règlements du mess;
  2. les enfants doivent être sous la surveillance constante d’adultes responsables (ex. : parents) lorsqu’ils se trouvent au mess ou sur les terrains adjacents au mess ; et
  3. les enfants et les adolescents sont admis au mess durant les fonctions familiales, durant les activités approuvées et des demandes spéciales approuvées par le PCAM/VPCAM.

20. Les heures du bar. Les heures d’opération du bar sont déterminées par le CA avec l’approbation du commandant du mess. Ces heures sont publicisées à travers les différentes ressources disponibles.

21. La prolongation des heures de bar. Lors des activités qui se tiennent au Vieux Mess, la prolongation des heures de bar peut être autorisée selon la loi sur les débits d’alcool :

  1. prolongation d’une fonction du mess
    1. les membres mentionnés ci-après peuvent autoriser les prolongations des heures d’opération du bar en avisant le préposé de service du bar en fonction :
      1. le commandant du mess;
      2. le PCAM;
      3. le VPCAM;
      4. le responsable du divertissement;
      5. l’organisateur de la fonction approuvée par le CA;
      6. le gestionnaire adjoint des PSP ; ou
      7. le surveillant du mess.
    2. les frais additionnels d’opération occasionnés par une prolongation spéciale sont payés par le mess.

22. Les jeux d'argent. Les jeux d'argent sont défendus.

23. L'accès à la cuisine. L’accès à la cuisine est défendu à tous à l’exception du personnel des services alimentaires de la Corporation du Fort St-Jean (CFSJ), du gestionnaire adjoint des PSP et du surveillant du mess. Tous les membres qui désirent accéder à la cuisine doivent obtenir l’autorisation du gestionnaire adjoint des PSP ou du surveillant du mess.

24. Les animaux. Aucun animal n’est permis dans le mess, sauf les animaux d’assistance.

25. Les plaintes. Toute plainte, quelle qu’en soit la nature, doit être adressée par voie écrite au PCAM, à un membre du CA, au gestionnaire PSP adjoint ou au surveillant du mess. Aucune plainte ne doit être adressée à un employé du mess ou de la CFSJ. S’il s’agit d’une plainte contre un membre associé, le représentant des membres associés doit en être avisé ; et celui-ci doit faire ses recommandations au CA sur les actions à prendre.

26. Les suggestions. Les suggestions peuvent être proposées oralement ou par écrit à un membre du comité. Une boîte à suggestions est aussi réservée à cette fin.

27. Les réservations et les annulations :

  1. le membre doit débourser le montant total de l’activité au moment de l’inscription ; et ce, avant la date limite;
  2. étant donné que le comité doit faire sa commande de nourriture à la CFSJ avant l’activité, nous demandons aux membres de nous faire part de leur annulation avant la date limite de réservation pour un remboursement complet.
  3. si pour une raison exceptionnelle le membre ne peut participer à une activité, il peut soumettre sa demande de remboursement au PCAM qui jugera la situation.

28. La fermeture du mess. Les portes du mess sont normalement fermées immédiatement après la fermeture du bar. Par contre, la salle « Le Refuge » (2e étage au-dessus du bar) est disponible en tout temps à ceux à qui on en a autorisé l’accès.

29. Les invités :

  1. tout membre ordinaire, associé ou honoraire peut accueillir des invités au mess. Le nombre d’invités doit être raisonnable selon le motif de leur présence. Le membre est responsable de la tenue vestimentaire de ses invités et doit les avertir des règlements en cours au mess;
  2. les membres doivent accompagner leurs invités au mess;
  3. lorsqu’un membre veut amener un invité à une « heure heureuse », le membre devrait le présenter au Cmdt ou au PCAM;
  4. lors des fonctions et réceptions, le nombre d’invités maximum est déterminé par le CA du mess (la date de réservation des membres précède normalement celle des invités des membres);
  5. lorsque le conjoint(e) ne peut accompagner le membre du mess, ce dernier peut inviter un (1) accompagnateur (trice) au tarif « membre » ; et
  6. un membre du mess désirant recevoir un invité officiel doit communiquer sa demande au PCAM.

30. Le PCAM ou le commandant du mess peut approuver la présence d’invités officiels ; la DOAD 1017-1 peut être consultée pour établir si ces invités sont considérés comme « appropriés ».

RÈGLEMENT 4 - LES CADEAUX

31. Fonds de cadeaux. Un fonds de cadeaux est fixé par le CA. Il provient de sommes d’argent des cotisations des membres ordinaires transférées au compte des cadeaux.

32. Présentation de cadeaux. Un cadeau est présenté en témoignage d’estime aux membres ordinaires (à l’exclusion des stagiaires) :

  1. qui quittent le Vieux Mess après un séjour de 12 mois sans interruption ; ces membres reçoivent une carte cadeau selon le montant indiqué à l’annexe B; et
  2. qui se qualifient pour un départ dans la dignité (10 ans de service au sein des FAC) ; ceux-ci reçoivent une carte cadeau d’un montant de 175 $.

33. Diffusion d’un avis de départ au surveillant du mess. 30 jours avant la date de départ d’un membre, le membre doit donner un avis de départ au surveillant du mess, contenant l’information suivante :

  1. le nom du membre du mess;
  2. la date d'arrivée;
  3. la date officielle de départ; et
  4. la date de la célébration.

34. Occasions spéciales. Un cadeau peut être présenté :

  1. à une personnalité de marque ou à un dignitaire lors de leur passage au mess ou au moment de leur retraite ou de leur mutation;
  2. le PCAM doit s’assurer que le cadeau offert est justifié, approprié, et ne dépasse pas le montant de 200 $.

35. Naissance / adoption. Lorsqu’un membre ordinaire devient parent, il/elle recevra un cadeau en témoignage d’estime dont la valeur est indiquée à l’annexe B.

36. Membre hospitalisé / maladie grave / accident. Le membre ordinaire hospitalisé profitera des dispositions offertes par le Fonds d’appui aux troupes selon le CANFORGEN 191/06 CMP 096 211022Z DÉC 06 Distribution d’articles de Bien-être aux militaires hospitalisés.

37. Décès d’un membre ordinaire ou d’un de ses proches. Lorsqu’un membre ordinaire décède, perd son/sa conjoint (e), un enfant, son père ou sa mère (ou la personne qui l’a éduqué(e)/élevé(e)), le membre ou la famille pourra recevoir des fleurs en témoignage d’estime selon les dispositions prévues à l’annexe B.

PARTIE III - ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU CA

1. Les attributions générales des membres du CA. Sous la direction du commandant du mess, le PCAM et les membres du CA sont responsables de :

  1. veiller au fonctionnement du mess pour le bien-être de l’ensemble des membres, reconnaissant toutefois le caractère officiel du mess pour toutes fins énoncées par le commandant du mess;
  2. veiller à la préparation d’un plan d’affaires comprenant toutes les activités du mess pour l’approbation des membres lors d’assemblées générales;
  3. veiller à la gestion et au bon fonctionnement du mess d’après les désirs des membres et l’approbation du commandant du mess;
  4. soumettre des recommandations au commandant du mess concernant les problèmes qui dépassent leurs pouvoirs et leurs attributions;
  5. prévoir la nomination de remplaçants et de successeurs des divers membres du comité ; et
  6. superviser la préparation des attributions des membres du CA ainsi que des subordonnés ayant des responsabilités.

2. Le président du CA du mess (PCAM). Il rend compte au commandant du mess pour les tâches suivantes :

  1. l'administration et la gestion du mess;
  2. la publication des Statuts et Règlements du mess;
  3. l'énoncé des attributions de tous les membres du CA;
  4. la convocation des réunions du CA ainsi que des assemblées générales du mess et la présidence de ces réunions;
  5. l’examen et la déclaration de tous les comptes de mess non payés ; et
  6. l’exactitude des inventaires du mess, notamment en ce qui concerne :
    1. le mobilier, les installations et le matériel (public et non public) ; et
    2. toutes les marchandises et les fournitures.

3. Le vice-président du CA du mess (VPCAM). Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. appuyer le PCAM dans l’exécution de ses fonctions;
  2. remplacer le PCAM aux assemblées générales et aux réunions du CA, en l’absence de ce dernier;
  3. coordonner et diriger les projets de maintenance et de rénovation du mess, à court et à long terme ; et ce, avec l’aide des responsables des propriétés, de la décoration et de l’ameublement;
  4. soutenir le trésorier et le gestionnaire adjoint des PSP dans la planification budgétaire annuelle et à long terme du mess;
  5. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  6. informer le PCAM de toutes les questions relatives aux Statuts et Règlements du mess;
  7. préparer les modifications proposées aux Statuts et Règlements du mess émanant du CA en vue de leur présentation aux membres lors de l’assemblée générale ; et
  8. exécuter d’autres tâches que lui confie le PCAM.

4. Le secrétaire du mess. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. s’assurer que l’on donne suite à toute la correspondance d’arrivée, préparer la correspondance de sortie devant être signée par le PCAM et veiller à ce que les dossiers sur tous les aspects de l’activité du mess soient tenus à jour;
  2. préparer, rédiger et distribuer les copies nécessaires de l’ordre du jour et des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du CA;
  3. prendre les suggestions incluant celles présentées dans la boîte de suggestions au moins une fois par semaine ; puis prendre les mesures qui s’imposent auprès des membres du CA concernés et s’assurer du suivi des plaintes ou des suggestions
  4. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  5. assurer la mise à jour des Statuts et Règlements du mess ; et
  6. exécuter toutes les autres tâches que lui confie le PCAM.

5. Le trésorier.

  1. Préparer, avec le gestionnaire adjoint des PSP, le budget annuel du mess;
  2. informer le PCAM et le CA de toutes les questions relatives aux finances et au budget du mess;
  3. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  4. appuyer le gestionnaire adjoint des PSP pour la préparation et la présentation du budget et des états financiers aux membres du CA lors des rencontres et aux membres ordinaires à l’assemblée générale ; et
  5. exécuter d’autres tâches que lui confie le PCAM.

6. Le membre responsable du divertissement. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. organiser des activités de divertissement pour le mess au moyen de budgets réservés à cette fin;
  2. planifier, préparer et remettre au surveillant du mess pour distribution les calendriers mensuels du divertissement;
  3. coordonner la publicité des activités de divertissement et inclure la tenue appropriée pour l’événement. Il doit également inclure les dates et le nombre de billets autorisés pour chaque date selon la politique établie par le CA;
  4. coordonner l’engagement des ensembles musicaux et des spectacles spéciaux par l’entremise du surveillant du mess;
  5. soumettre au CA un rapport financier sur chaque fonction parrainée par le mess;
  6. prêter assistance aux membres qui organisent des réceptions de mess (fêtes, dîners, cocktails, etc.);
  7. coordonner la préparation des menus, des réceptions, etc. avec le surveillant du mess;
  8. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  9. préparer le budget annuel consacré au divertissement ; et
  10. exécuter toutes les autres tâches que lui confie le PCAM.

7. Le membre responsable des projets et de l’ameublement. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. assurer la gestion efficace des biens du mess;
  2. faire exécuter les réparations de l’ameublement, lorsque nécessaire;
  3. assurer la planification des projets majeurs de décoration et d’amélioration du mess ; et
  4. exécuter d’autres tâches que lui confie le PCAM.

8. Le membre représentant les membres associés. Il relève du PCAM et ses fonctions sont les suivantes :

  1. représenter les membres associés du mess auprès du PCAM;
  2. aviser les membres associés des points les concernant et ayant été abordés aux réunions du CA et lors des assemblées générales;
  3. assurer la liaison étroite lors de l’établissement de nouvelles politiques affectant les membres;
  4. agir à titre de porte-parole pour les membres associés du mess, auprès des autorités du mess;
  5. s’assurer de coordonner une date pour une réunion d’information annuelle des membres associés lors de la planification des activités annuelles;
  6. exécuter toutes autres tâches que lui confie le PCAM; et
  7. sa nomination est effectuée selon les critères suivants :
    1. nommé par le commandant du mess sur représentation du CA;
    2. choisi selon des critères tels que :
      1. disponibilité (doit être en mesure d’assister à toutes les réunions);
      2. son intérêt et son implication pour le mess (participation aux activités du mess);
      3. loyauté envers le mess et aussi envers ses membres;
      4. capacité de rejoindre/d’être en contact avec les membres associés;
      5. connaissance des mess militaires;
      6. à l’écoute des membres associés et bon porte-parole ; et
      7. antécédents.
    3. les membres associés doivent être avisés de la vacance de ce poste et doivent pouvoir postuler ou proposer une candidature par voie écrite au CA ; et
    4. la sélection se fera selon le même processus que pour les candidatures pour devenir membre associé.

9. Autres membres du comité. Les membres du comité du mess, autres que ceux mentionnés dans les annexes qui précèdent, peuvent être élus ou nommés, à titre permanent ou temporaire (projets spéciaux). Leurs attributions leur seront communiquées par le PCAM.

10. Le gestionnaire adjoint PSP. Il relève du gestionnaire supérieur des PSP pour les opérations et du PCM pour les services aux membres. Ses fonctions sont les suivantes :

  1. planifier, coordonner, gérer, surveiller et évaluer les activités et la prestation des activités du mess;
  2. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, planifier, coordonner, gérer, surveiller et évaluer les activités et la prestation des services des bars;
  3. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, faire respecter les exigences en matière de normes et de programmes de santé, d’hygiène et de sécurité;
  4. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, assurer l’application stricte des lois provinciales sur les boissons alcoolisées et des politiques du MDN, des FAC et de la base/l’escadre/l’unité à l’égard du service de l’alcool, des restrictions de consommation chez les employées et employés et du comportement de la clientèle;
  5. gérer des employées et employés;
  6. gérer les horaires de travail et surveiller le rendement des employées et employés;
  7. autoriser, surveiller et documenter les activités financières/engagements financiers;
  8. élaborer et mettre en œuvre une stratégie de marketing pour les activités du mess;
  9. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, coordonner des réceptions, déterminer les besoins en personnel et administrer les questions de protocole, les couverts, la disposition des tables, les plans de table, le service aux tables, la décoration des tables, les menus spéciaux et les besoins en boisson;
  10. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, gérer toutes les sections des mess pour répondre aux exigences opérationnelles (bars et événements);
  11. donner suite à la rétroaction des membres et aux instructions des comités de mess, informer les membres, les présidentes et présidents des comités de mess et les gestionnaires responsables des affaires et des préoccupations courantes, et recommander au besoin des changements à apporter aux produits et aux services;
  12. élaborer et préparer les budgets d’exploitation et les plans opérationnels des bars et des activités des mess;
  13. autoriser les dépenses pour toutes les activités des mess et en faire le suivi;
  14. préparer en temps opportun des rapports de comptabilité générale et des rapports opérationnels précis;
  15. effectuer périodiquement la vérification des activités et des dossiers;
  16. recevoir les plaintes des clientes et des clients des mess et y répondre;
  17. assurer l’établissement de contrôles financiers, administratifs et opérationnels;
  18. surveiller et contrôler l’utilisation du matériel des mess et des biens des installations;
  19. déterminer et recommander l’élimination du matériel et de l’équipement de toutes les sections des mess;
  20. tenir et contrôler les comptes de distribution des FNP et les comptes clients d’approvisionnement publics des mess et soumettre toutes les demandes de radiation pour suite à donner et directives ultérieures;
  21. négocier avec des fournisseurs et des entrepreneurs pour obtenir des fournitures, de l’équipement et d’autres services;
  22. déterminer et approuver les besoins des bars et l’utilisation des installations pour toutes les activités des mess ; et
  23. appliquer les politiques, les procédures, la réglementation et les lois touchant les FNP.

11. Le surveillant du mess. Il relève du gestionnaire adjoint des PSP pour les opérations et du PCAM pour les services aux membres. Ses fonctions sont les suivantes :

  1. fournir un service de qualité aux membres et au comité du mess;
  2. en collaboration avec les responsables de la CFSJ, superviser les achats de boissons et de marchandises diverses vendues au bar, s’assurer de leur qualité et veiller à ce que les quantités soient respectées et se préoccuper de la mise en lieu sûr des marchandises entreposées pour les besoins du bar. Recommander l’ajout / retrait de produits en vente au bar;
  3. conjointement avec le membre responsable du divertissement, établir avec le responsable de la cuisine, les menus appropriés pour les différentes fonctions;
  4. faire parvenir régulièrement, à tous les membres du mess, le calendrier des activités récréatives, ainsi que toute autre correspondance, s’il y a lieu;
  5. s’assurer que les dépenses relatives à chaque fonction ayant lieu au mess soient comptabilisées adéquatement;
  6. tenir à jour le relevé des comptes du mess et faire parvenir aux membres concernés un état de compte lorsque requis, soit pour la cotisation des membres associés ou ordinaires, selon le cas, ou toute autre redevance envers le mess;
  7. signer les demandes pour l’acquisition de nouveaux meubles, selon les barèmes établis au compte de répartition du mess;
  8. faire la liaison avec notre traiteur relativement à la résolution des plaintes ou suggestions en ce qui a trait à l’alimentation et au service à la salle à dîner. Prévoir les menus spéciaux vs les allergies & intolérances;
  9. suggérer au traiteur des plats désirés par la clientèle du mess et assister à l’élaboration des menus (composition, variété, terminologie, bonne orthographe);
  10. faire état des problèmes ou suggestions concernant les services d’alimentation du mess aux réunions du CA;
  11. assurer la liaison avec le service de la comptabilité FNP;
  12. assister aux assemblées générales du mess et aux réunions du CA;
  13. assurer le suivi des comptes du mess ; et
  14. Se conformer aux politiques, procédures, réglementations et lois touchant les FNP.

ANNEXE A

STATUTS ET RÈGLEMENTS DU VIEUX MESS DU CMR SAINT-JEAN TENUES VESTIMENTAIRES

PRÉAMBULE

1. Dû à une variété d’habillements disponibles, il est impossible de dresser la liste complète des tenues possibles. Tous les membres du mess doivent se vêtir décemment et avec bon goût, et veiller à la conformité de la tenue de leurs invités. Toute tenue doit être propre et en bon état. Le non-respect de ces directives entraîne le renvoi des personnes concernées en toutes circonstances.

2. La tenue décontractée est acceptée au mess. Les règlements concernant la tenue exigée sont affichés à l’intérieur de l’entrée principale. Pour les activités de divertissement du Vieux Mess, la tenue sera précisée en temps et lieu. Les bermudas et les sandales (pas de sandales de douche) sont autorisés au Vieux Mess, de la 1re semaine d’avril à la dernière semaine de septembre.

3. Lors d’activité spéciale ou privée, le Cmdt du mess se réserve le droit d’autoriser une tenue vestimentaire spécifique.

4. Lors de toute activité spéciale dans le mess, les non-participants doivent éviter de déranger le déroulement de l’activité/fonction et se faire discrets, particulièrement lorsque leurs tenues semblent inadéquates aux normes de tenues requises pour l’activité en question.

5. Manteaux et couvre-chefs. Les manteaux et couvre-chefs sont interdits à l’intérieur du mess. On doit obligatoirement laisser ces effets au vestiaire.

6. Tenue de sport. Les tenues de sport peuvent être autorisées par le PCAM /VPCAM avant et après les activités sportives. Pas de « tank top unisexe » ou « spandex unisexe ».

LES TENUES

7. Les tenues sont les suivantes :

  1. tenue de soirée (formelle) :
    1. tenue formelle de mess (mess kit, uniforme no.2, 2B);
    2. smoking (avec médailles miniatures, s’il y a lieu) ; robe de soirée (avec médailles miniatures, s’il y lieu) ; ou
    3. complet foncé avec chemise et cravate ; ensemble de soirée.
  2. tenue de ville (semi-formelle) :
    1. uniforme no.3;
    2. complet avec chemise et cravate ; robe appropriée ou jupe et blouse ; ou
    3. veston/blouse avec jupe ou pantalons propres ; veston sport avec chemise avec ou sans cravate ou col roulé.
  3. tenue décontractée :
    1. tenue militaire du jour;
    2. pantalon propre et chemise/gilet à col (polo), ou chemise sport avec collet et pantalon long ; ou les bermudas et pantalons ¾ ; ou robe, jupe, bermudas, pantalon propre/pantalon 3/4 ; chandail/ chemisier, blouse/haut approprié
    3. les jeans propres et sans déchirures sont autorisés.
Tenues vestimentaires non accéptées
 
Tenues vestimentaires accéptées
 

ANNEXE B

STATUTS ET RÈGLEMENTS DU VIEUX MESS DU CMR SAINT-JEAN ALLOCATION POUR CADEAUX

1. L’allocation pour cadeau indique le montant accordé pour un cadeau à un membre ordinaire ; ce montant varie selon les occasions. Le comité doit réviser ces valeurs annuellement et soumettre s’il y a lieu les changements au vote de l’assemblée générale.

  1. Lors d’une mutation (>12 mois) : 25 $ / années, max de 100 $
  2. Lors de la retraite, si autorisée a un Départ dans la Dignité : 175 $
  3. Naissance : 125 $
  4. Décès (conjoint(e), père, mère, enfant) : 125 $

2. Allocation pour bien-être – hospitalisation. Voir CANFORGEN 191/06 CMP 096 211022Z DÉC 06 Distribution d’articles de bien-être aux militaires hospitalisés.

3. Membres ordinaires : Seuls les membres ordinaires contribuent au Fonds de cadeaux, donc seuls les membres ordinaires peuvent bénéficier de ces allocations, sauf si le Cmdt du mess l’autorise exceptionnellement.

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